« POOM » : c’est le nom d’une réunion mensuelle mais aussi du rapport qui y est discuté. Eve Rose, assistante de direction auprès de Jean-Luc Vanneste, a pris la plume pour lever le voile sur cet instrument de gestion essentiel. Le rapport POOM aide, en effet, l’ONSS à présenter ses activités et à défendre ses budgets.

Lisez aussi le point de vue de Jean-Luc Vanneste, Managing Director chez Smals
Et celui de Philippe Benoît, Conseiller général à l’ONSS

Le rapport POOM : un document dédié depuis plus de quinze ans

L’ONSS souhaitait rassembler dans un document dédié les données objectives et les statistiques relatives aux activités menées pour lui par Smals. Le premier rapport POOM a ainsi fait son apparition en avril 2006, sous l’impulsion de Jean-Luc Vanneste (Managing Director « ICT & Operational Services ») et avec la collaboration de John Brackx (responsable du support administratif).

Le rapport POOM est plus qu’une simple compilation de statistiques. Il décrit l’évolution des services, de leurs données, de leur disponibilité et de leur performance… Composé d’une dizaine de chapitres, il comporte plus de 200 pages. Il est la base vitale de la réunion mensuelle du même nom. Il nourrit les discussions et supporte la prise de décisions relatives aux actions à entreprendre.

Qui participe à la réunion POOM ?

La réunion POOM rassemble les dirigeants de l’ONSS et les responsables de la production chez Smals. La présence d’acteurs importants témoigne du poids de l’action du POOM.

Lors de la réunion, les participants parcourent le rapport POOM pour prendre connaissance de l’évolution des services offerts. Ils discutent également des « Highlight Reports » (HLR) pour passer en revue le statut des projets.

Les membres du POOM. De gauche à droite et de haut en bas : Philippe Benoît (ONSS, Conseiller général de la direction Organisation et Développement), Carine Pinte (ONSS, Conseillère Service informatique), Catherine Vanden Daelen (ONSS, Program manager à la direction Organisation et Développement), Jean-Luc Vanneste, Johan Vercruysse, Guy Van Hooveld, Dirk Deridder, Bart Smets, Wouter Debecker, Catherine Schoetter, Igna De Backer, Anna-Maria Busacca, Didier Roquet, Karel Van Eeckhoutte, Roel Biermans, Valérie Delacour (support administratif).

Pourquoi ce nom ?

Jadis, l’avancement des missions menées par Smals pour l’ONSS se discutait au sein de deux types de réunions : les « Project Opvolging Meetings » (POM) et les « Operationele Opvolging Meetings » (OOM). Ces meetings ont donné naissance à la réunion mensuelle POOM, qui tient son nom de la contraction des abréviations POM et OOM.

Un fidèle reflet de la réalité

Chaque mois, le rapport POOM est enrichi avec les données du mois écoulé. Toutes les équipes du département ICT & Operational Services (gestion des applications, infrastructure, support, développement) sont sollicitées pour fournir leurs informations. Tableaux, graphiques, mesures prises, évolutions, ajustements sont mis à jour et discutés en détail.

Vous voulez connaître le nombre de déclarations envoyées, la situation d’une application ou les statistiques liées à sa consultation ? Rien de plus simple : tout est collecté dans le rapport POOM !

Les différents départements de Smals et de l’ONSS utilisent ce document non seulement pour surveiller leur production, mais aussi pour l’ajuster si nécessaire.

Le rapport POOM synthétise les informations qui permettent de « factualiser » la manière dont l’ONSS et Smals remplissent leur mission au service de la sécurité sociale. Il aide l’ONSS à présenter aux instances compétentes l’utilisation des budgets alloués. Il lui facilite également la tâche pour répondre aux éventuelles questions posées par l’organe d’administration, le Conseil national du travail, le gouvernement ou encore, le parlement.

L’ONSS en quelques chiffres

L’ONSS est l’institution « mère » de notre sécurité sociale. L’Office a la responsabilité de percevoir et de gérer les cotisations sociales patronales et personnelles par lesquelles il finance les différentes branches de la sécurité sociale. À ce titre, il doit mener à bien bon nombre de tâches telles que :

  • l’identification des employeurs
  • l’enregistrement et le contrôle des déclarations
  • la perception des cotisations
  • la lutte contre la fraude sociale
  • etc.

L’Office chapeaute 254.000 employeurs, 4 millions de travailleurs, 30 prestataires de services agréés, plus de 6.380 assurés actifs de la sécurité sociale d’outre-mer. On dénombre 237.000 déclarations DmfA originales par trimestre, 40 millions de déclarations Dimona par an, 825.000 déclarations Limosa annuelles, 179 millions de régularisations dans le cadre de la lutte contre la fraude.

Un travail d’équipe reconnu et soutenu

Pour la réalisation du rapport POOM, la participation de chacun est précieuse. Il s’agit de tirer le meilleur profit des informations rassemblées et de mener les bonnes réflexions pour prendre les mesures qui s’imposent. Vu la finalité d’emploi du rapport, une extrême précision est requise. En bref, précision, analyse, réflexion et action sont les maîtres-mots.

La direction tient à remercier toutes les personnes qui contribuent à l’élaboration du rapport POOM, dans des délais souvent très courts. Ce rapport est le reflet de notre maîtrise et de notre symbiose. Il ne serait pas ce qu’il est sans la contribution des chefs de service et de leurs collaborateurs.

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