Politique de protection des données à caractère personnel

Version juillet 2020

I. Vos données personnelles gérées avec les formulaires de contact

Les formulaires de contact de ce site poursuivent deux objectifs :

  • Le formulaire de la page d’accueil (https://smalssymbiose.be/) vous permet de vous inscrire à la newsletter du blog Symbiose et d’être ainsi averti(e) de la parution de nouveaux articles.
  • Le formulaire de la page « Contact » (https://smalssymbiose.be/contact/) et le formulaire de la page « A propos » (https://smalssymbiose.be/a-propos/) vous permettent de demander des informations complémentaires, de présenter vos suggestions concernant le blog et/ou d’introduire vos requêtes relatives à l’exercice de vos droits en matière de traitement de vos données personnelles.

Smals s’engage à protéger vos données personnelles.

Notre politique en matière de protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel se fonde sur le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, aussi connu sous l’acronyme RGPD.

II. À quelles fins recueillons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel, mentionnées dans les formulaires de contact, vous concernant sont recueillies afin :

  • de gérer et fournir le service que vous demandez ;
  • de répondre à la demande que vous avez introduite ;
  • de permettre à Smals de répondre à votre demande et de vous informer ;
  • d’analyser les erreurs en vue d’améliorer le fonctionnement du système.

Afin que votre interaction avec Smals soit la plus cohérente possible, les informations collectées par l’utilisation d’un service peuvent être combinées aux données à caractère personnel qui sont collectées par l’utilisation d’autres services.

Les données seront également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant l’utilisation du site.

Ces données sont traitées conformément à la politique décrite dans le règlement RGPD susmentionné. Elles ne seront traitées que par le personnel de Smals et par ses sous-traitants, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer le service.

III. Qui est le « responsable du traitement des données » ?

Le responsable du traitement des données est Smals, le « Data Controller » / business owner chargé du formulaire de contact. Si vous avez des questions concernant le traitement de votre courrier électronique et des données à caractère personnel qui y sont liées, vous pouvez les envoyer à l’adresse suivante : dpo@smals.be.

IV. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Les données suivantes sont collectées et utilisées :

  • données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail ;
  • données que vous nous transmettez lorsque vous remplissez le formulaire : sujet, questions et autres précisions…

V. À qui vos données sont-elles communiquées ?

Les données recueillies à votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par les services de Smals responsables :

  • de la réponse à votre demande ;
  • des demandes adressées au service d’aide (le service d’aide et/ou le sous-traitant de Smals chargé des activités liées au service d’aide) ;
  • de la maintenance et du support de l’application et de l’infrastructure qui l’héberge (l’équipe technique de Smals pour le formulaire de contact).

Les données recueillies seront enregistrées :

  • dans la base de données d’enregistrement (hébergée par Smals en qualité de « Data Controller ») ;
  • dans les boîtes aux lettres électroniques de premier niveau du service d’aide de chaque service (hébergées par Smals en qualité de « Data Controller »).

Pour toutes les demandes de support, vos données personnelles – nom, prénom et adresse e-mail – sont ajoutées à une base de données, gérée par Smals.

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

Smals ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

VI. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données que vous introduisez dans le formulaire d’inscription à la newsletter du blog Symbiose (https://smalssymbiose.be/) sont conservées aussi longtemps que vous souhaitez recevoir la newsletter.
Vous pouvez vous désabonner de la newsletter à tout moment, soit via la fonctionnalité prévue dans le bas de page de chaque newsletter, soit en en faisant la demande via le formulaire de contact de la page « Contact » ou de la page « A propos » du blog Symbiose.

Les données que vous introduisez dans le formulaire de la page « Contact » (https://smalssymbiose.be/contact/) ou de la page « A propos » (https://smalssymbiose.be/a-propos/) du blog Symbiose sont conservées le temps requis pour répondre à votre suggestion. demande d’information ou requête, avec un maximum de deux ans. Elles sont ensuite supprimées, sauf si une enquête est en cours. Les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête.

VII. Comment consulter vos données, en vérifier l’exactitude et, au besoin, les corriger ?

Vous avez le droit de demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel pour vérifier l’exactitude des informations qui sont conservées et/ou pour les corriger ou les mettre à jour. Vous pouvez aussi demander que vos données à caractère personnel soient totalement effacées si aucune demande de votre part n’est en cours de traitement.

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Veuillez envoyer vos demandes via le formulaire de la page « Contact » (https://smalssymbiose.be/contact/) ou de la page « A propos » (https://smalssymbiose.be/a-propos/) du blog Symbiose.   

VIII. Quels sont les moyens que nous mettons en œuvre pour éviter tout abus ou accès non autorisé ?

Smals a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Vos données sont conservées sur le serveur de Smals avant d’être traitées. 

Les sous-traitants extérieurs ont signé un contrat avec Smals en vertu duquel il sont légalement tenus de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et plus précisément le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD) .

Le personnel de Smals qui a accès à des informations permettant d’identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente déclaration relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment en s’abstenant d’utiliser ces informations à des fins autres que la prestation des services qu’il est censé assurer.

Des gestionnaires désignés par Smals peuvent accéder aux données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seules ces personnes autorisées ont accès aux données (en utilisant un système spécifique).

IX. À qui adresser des questions ou des plaintes ?

Pour consulter, supprimer (dans certains cas) ou corriger les informations à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter le responsable du traitement des données – le service Org.com – via le formulaire de la page « Contact » (https://smalssymbiose.be/contact/) ou de la page « A propos » (https://smalssymbiose.be/a-propos/) du blog Symbiose.

En cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au délégué à la protection des données de Smals : dpo@smals.be

ou à l’Autorité Locale Belge en charge de l’application de la protection des données.