L’ONSS a mis en place sur le G-Cloud un service mutualisé d’archivage électronique : Archiving-as-a-Service (AaaS). Découverte de ce succès avec Arnaud Hulstaert, chef de projet chez Smals.
Le défi
Nous devions d’abord définir le service souhaité. Lors de workshops avec plusieurs institutions, nous avons déterminé les besoins communs et les fonctionnalités utiles à tous.
Le projet devait relever plusieurs défis techniques :
- Stocker des données numériques pour plusieurs dizaines d’années.
- Créer une architecture multi-tenant où un seul logiciel est utilisé par de multiples clients.
- Archiver des gros volumes avec plus de 10 millions de documents.
- Déployer l’application sur la nouvelle infrastructure G-Cloud.
La solution
Le service AaaS garantit aux informations numériques l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité, l’accessibilité dans le temps.
Il offre une solution d’archivage électronique à valeur probante : les documents archivés sont utilisables devant les tribunaux.
Le système d’archivage respecte les prescriptions liées à la protection des données personnelles.
Il gère les délais de conservation. Les documents ne sont pas stockés plus longtemps que nécessaire. Les archives s’autodétruisent une fois passé le délai prévu.
Les documents archivés sont facilement et rapidement consultables en ligne. Toute archive demandée apparaît à l’écran en deux secondes !
Les utilisateurs n’ont pas besoin de stocker une copie en local. Cela diminue les coûts et l’espace de stockage.
Nous voulions créer des archives vivantes. Et c’est le cas. Avec AaaS, les clients voient leurs archives apparaître à l’écran en deux secondes !
Arnaud Hulstaert
Les bénéfices
Il est très avantageux d’utiliser le service générique plutôt que de le développer soi-même. Cela occasionne de substantielles réductions de coûts.
Les organismes participants bénéficient d’économies d’échelle en partageant les frais d’infrastructure et de maintenance.
Les fonctionnalités génériques répondent à plus de 90% des besoins. Elles sont réutilisables dans d’autres projets.
L’avenir
Quatre institutions utilisent déjà Archiving-as-a-Service : l’Office national de sécurité sociale, la Banque carrefour de la sécurité sociale, Kind & Gezin et Sigedis. Nous offrons aux institutions support et maintenance.
Plus il y aura de participants, plus les coûts diminueront. Nous continuons à faire connaître le service pour étendre son utilisation.
A l’avenir, nous souhaitons faire qualifier AaaS dans le cadre du Digital Act (loi du 21/07/2016). AaaS sera alors reconnu comme service de confiance en matière d’archivage électronique. Cela présente des avantages sur le plan juridique. Les services qualifiés font l’objet d’un régime différent en matière de charge de la preuve.
Enfin, nous voulons continuer à faire évoluer le service d’un point de vue fonctionnel pour capter les nouveaux défis et les relever.
Un client témoigne
Thérèse Carette
Conseiller à l’ONSS et chef du projet AaaS dans son organisme
A l’ONSS, tous les documents relatifs aux employeurs sont archivés électroniquement. Il en va de même pour les courriers entrants et sortants. En concertation avec les Archives générales du Royaume, nous avons défini les durées de conservation pour chaque type de document. Nous ne gardons pratiquement plus d’archives sur papier.
Lors de l’élaboration d’un service générique, la difficulté est de faire l’analyse en pensant aux besoins communs et pas uniquement à ses propres besoins. Heureusement, nous avons bénéficié de l’aide d’une superbe équipe chez Smals. Ils étaient très disponibles. Délais et budgets ont été bien gérés.
Le développement d’un service générique coûte environ 30% plus cher. Mais l’investissement est largement récupéré par la suite. D’abord parce que l’on peut réutiliser le service dans des projets similaires. Cela fait économiser du temps et de l’argent au niveau de l’analyse, du développement et des tests. Mais aussi parce que plus il y a d’institutions qui utilisent le service, plus les coûts d’infrastructure et de maintenance diminuent. Il ne faut pas voir les coûts à court terme. Sur le long terme, le générique est plus avantageux.
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