Depuis la fin 2022, EDE appartient définitivement au passé. Tous les services de l’Office national de sécurité sociale utilisent dorénavant DocMan comme outil de gestion des documents. On peut parler d’une transition réussie. Le point avec Isabelle André, Conseiller et Programme Manager à l’ONSS.
Lire notre article sur l’application Environnement de travail
La plupart des collaborateurs de l’ONSS utilisaient quotidiennement EDE pour traiter les demandes provenant du monde extérieur ou d’autres services. Depuis 2014, l’application avait ainsi permis de rédiger, de corriger et d’approuver des millions de documents.
Pourquoi fallait-il changer d’outil ?
EDE utilisait une technologie devenue obsolète qui ne permettait plus d’évolutions.
Il était orienté document, alors que l’ONSS souhaite évoluer vers une organisation moderne orientée dossier et réduisant autant que possible le nombre de documents.
En outre, EDE n’était pas complètement intégré dans l’application Environnement de travail (appelée « WO » du fait de son nom en néerlandais : « WerkOmgeving »). Cela entraînait de nombreuses manipulations pour passer d’une application à l’autre. DocMan, en revanche, fait partie intégrante de WO.
Quels sont les aspects qui ont facilité la transition ?
Remplacer un outil de confiance comme EDE par un nouvel outil tel que DocMan a demandé beaucoup d’efforts. Changer ses habitudes n’est facile pour personne. Les services de l’ONSS ont investi l’énergie nécessaire pour s’adapter au nouvel outil. Pendant une phase de transition, ils ont suivi des formations et ont effectué des tests fréquents. Ils avaient également des manuels d’instructions à leur disposition.
Le nouvel outil a d’abord été implémenté dans des processus pilotes de chacune des directions de l’ONSS. Les nouvelles fonctionnalités ont été fournies progressivement.
Pour soutenir la transition, nous avons opté pour un trajet de change management, piloté par les services. Des ambassadeurs ont été désignés au sein même des services pour accompagner le changement. Leur proximité avec les collègues et leur connaissance des méthodes de travail les plaçaient dans une position idéale pour informer les collaborateurs et répondre à leurs questions. Leur rôle dans le trajet de change management a été central.
Le support apporté par les équipes de Smals a été décisif. Tout au long de la phase de transition, elles étaient disponibles pour répondre aux questions des collaborateurs de l’ONSS et les aider à effectuer les tests.
Quels sont les atouts de DocMan ?
DocMan est complètement intégré à l’Environnement de travail. Cette intégration soutient le travail transversal et uniforme des différents services de l’ONSS. Il est très intuitif à utiliser.
DocMan a repris les fonctionnalités essentielles d’EDE et propose des nouveautés qui facilitent le travail. DocMan permet notamment :
- d’ajouter des documents,
- de les indexer,
- de lancer des recherches sur des documents,
- de valider des documents,
- de les signer,
- de les envoyer vers l’eBox,
- de lier des documents à des tâches et à des processus,
- d’ajouter des e-mails et leurs pièces jointes via un glisser-déposer à partir d’Outlook (ce qui est très convivial pour les utilisateurs).
Le cycle de vie d’un document est lié au cycle de vie d’une tâche.
Le point de vue de Laura Neefs, Attaché et Gestionnaire de projet à l’ONSS, direction Relations internationales
Il s’agissait du premier projet à fort impact pour les collaborateurs de la direction Relations internationales que j’ai eu l’occasion d’accompagner en tant que stakeholder. Bien que notre direction soit relativement petite, elle avait déjà dû faire face à de nombreux changements dans ses propres applications au cours des dernières années. Il a donc été décidé de nommer un ambassadeur dans chaque équipe qui soit prêt à guider ce changement. Grâce à leur feed-back, aux formations et à l’accompagnement sur mesure qu’ils ont créés pour les membres de leur équipe, ainsi qu’à la communication très transparente, mais réaliste, que nous avons constamment eue avec tous les collaborateurs, nous avons vécu le démarrage de DocMan de manière positive et nous nous réjouissons des possibilités que l’Environnement de travail et DocMan peuvent nous offrir à l’avenir.
Merci à Filip Coppens pour sa contribution à la rédaction de cet article.
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