Om in België te werken moet een burger van een land dat geen lidstaat is van de Europese Unie over een verblijfsvergunning en een arbeidsvergunning beschikken. Voor beide vergunningen moest een aparte aanvraag worden ingediend. Smals ontwikkelt momenteel de applicatie Single Permit, die zal toelaten een aanvraag van gecombineerde vergunning te beheren. Cédric Bralion, Chain Project Leader, presenteert de stand van zaken.

Lees ook het standpunt van Karel Van Eeckhoutte, Chain Service Manager

Context

Een Europese richtlijn nodigt de lidstaten uit om de aanvragen van arbeids- en verblijfsvergunning te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om een procedure van gecombineerde aanvraag in te voeren.

In België worden verblijfsvergunningen afgegeven op het federale niveau door de Dienst Vreemdelingenzaken. Arbeidsvergunningen behoren dan weer tot de bevoegdheid van de drie Gewesten en van de Duitstalige Gemeenschap.

Uitdaging

Het project Single Permit moet het voor Belgische of buitenlandse werkgevers mogelijk maken één enkele aanvraag in te dienen om een vergunning te verkrijgen die zowel de toelating om te werken als de toelating inzake verblijf omvat.

Dit project vereist een nauwe samenwerking tussen de betrokken autoriteiten. Het wordt voor 67% gefinancierd door het federale niveau (Dienst Vreemdelingenzaken) en voor 33% door de Gewesten en de Duitstalige Gemeenschap. De RSZ is de technische leverancier van het platform.

Een van de moeilijkheden van het project heeft te maken met het grote aantal betrokken partijen. Dit is des te meer zo omdat elke partij een eigen interpretatie geeft aan eenzelfde rechtsgrondslag en een eigen proces voor behandeling van de aanvragen heeft. Daarom moet de kleinste gemene deler worden gevonden.

Het project is medio januari 2020 van start gegaan. De vertegenwoordigers van elke betrokken partij zijn tweemaal fysiek samengekomen voor een vergadering. Vanaf maart moest het project op afstand worden beheerd als gevolg van de lockdown. Een fameuze uitdaging! Er is echter ook een voordeel aan verbonden: omdat de deelnemers zich niet hoeven te verplaatsen, kon het aantal vergaderingen worden verdubbeld (voortaan 2 per maand) en dit heeft ook tot nauwer overleg geleid.

Oplossing

Smals heeft een webapplicatie met enkele basisfunctionaliteiten (bv. taalkeuze) ontwikkeld. Bij de indiening van een aanvraag roept de applicatie een tool op die formulieren genereert: AEM Forms (Adobe Experience Management Forms).

Aangezien de verschillende gewestelijke autoriteiten niet allemaal dezelfde informatie vragen, is het indieningsformulier zo ontworpen dat de gegevensvelden en controles worden aangepast naargelang de plaats van tewerkstelling van de werknemer.

Het project Single Permit heeft enkel betrekking op de indiening van de aanvraag. De applicaties die elke autoriteit gebruikt, nemen het vervolgens over om het dossier verder te beheren. We hebben echter voorzien in een functionaliteit die feedback geeft over de status van elk dossier: ontvankelijk, aanvaard, ongeldig wegens onvolledig of afgewezen.

Voordelen

Voor de aanvragers

Single Permit biedt één enkel elektronisch loket om de vergunningsaanvragen in te dienen. De applicatie zal toegankelijk zijn via het portaal Working in Belgium, dat alle nuttige informatie verzamelt.

De aanvragers zullen een gecentraliseerd overzicht van hun aanvragen krijgen en zullen de status van elk dossier vlot kunnen verifiëren.

Dankzij deze digitalisering zal het gemakkelijker zijn om dossiers in te dienen. Momenteel moet de aanvrager een formulier afdrukken dat hij kan vinden op de website van het bevoegde Gewest; daarna moet hij dat formulier invullen en terugsturen per post of e-mail. De bevoegde autoriteit moet de gegevens dan opnieuw invoeren in haar applicaties.

Voor de autoriteiten

Dankzij Single Permit krijgen de autoriteiten enkel nog volledige aanvragen. De applicatie controleert de kwaliteit van de gegevens die in de formulieren werden ingevoerd en verhindert dat een dossier wordt ingediend indien bepaalde velden niet zijn ingevuld. Zo legt ze het gebruik van een nationaal nummer of een bis-nummer op ter identificatie van de werknemer. Als een dergelijk nummer ontbreekt, stuurt ze de aanvrager door naar de applicatie BelgianIDpro waar een bis-nummer kan worden aangevraagd.

Met de huidige papieren formulieren moeten de autoriteiten veel tijd en energie steken in het verkrijgen van de ontbrekende gegevens.

Het systeem van Single Permit zal de behandeling van de aanvragen versnellen. Dat is ook nodig, vermits sommige ondernemingen vinden dat de hele procedure te veel tijd in beslag neemt. Het gebeurt wel vaker dat een werknemer niet langer beschikbaar is wanneer zijn vergunning eindelijk wordt afgegeven.

Toekomst

Single Permit gaat in productie op 3 mei 2021. Sinds 1 april wordt de toepassing al gebruikt in het kader van een proeffase.

De applicatie zal nog verder evolueren. Tegen eind juni 2021 zullen onze teams een rechtstreekse informatiestroom tot stand brengen tussen de applicatie Single Permit en de backoffice-applicaties van de betrokken partijen. Tegen eind december zullen we dan het beheer van mutaties en de opsporing van eventuele dubbels verbeteren.

Contactpersonen

  • Chain Project Leaders: Cédric Bralion en Geneviève Dardenne
  • Chain Service Manager: Karel Van Eeckhoutte
  • Account Manager voor de RSZ: Wouter Debecker

Betrokken teams

  • Digital Documents Services (Arnaud Hulstaert) voor de ontwikkeling van de applicatie Single Permit en de customisering van AEM Forms.
  • Informatiebeheer en usability (Tamara Beeckmans) voor de aanpassing van de portaalsite Working in Belgium.
  • Sociale prestaties (Christelle Lheureux en Céline Hubert) voor de testing, de ondersteuning en de opvolging van de feedback van gebruikersgroepen.
  • Business Analyse (Karlien Van Ongeval en Katrien Dickx)
1 2

Comments are closed.