Verklaring over de bescherming van persoonsgegevens

Versie juli 2020

I. Verwerking van uw persoonsgegevens in de contactformulieren

De contactformulieren op deze site hebben twee doelen:

  • Het formulier op de startpagina (https://smalssymbiose.be/nl/) laat u toe om zich in te schrijven op de nieuwsbrief van de Symbiose-blog en om verwittigd te worden wanneer er nieuwe artikels verschijnen.
  • Het formulier op de pagina “Contact” (https://smalssymbiose.be/nl/contact-2/) en het formulier op de pagina “Over Symbiose”  (https://smalssymbiose.be/nl/over-symbiose/) laten u toe om aanvullende informatie te vragen, om suggesties te formuleren met betrekking tot de blog en/of om uw verzoeken met betrekking tot de uitoefening van uw rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen.

Smals verbindt zich ertoe om uw persoonsgegevens te beschermen.

Ons beleid rond de bescherming van personen bij de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook bekend onder de afkorting AVG.

II. Voor welke doeleinden verzamelen, verwerken en bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Wij verzamelen de persoonsgegevens vermeld in het Contactformulier om:

  • de dienst te kunnen verlenen waar u om vraagt;
  • een antwoord te kunnen geven op de vraag die u gesteld hebt;
  • Smals toe te laten om te reageren op uw verzoek en u daarvan op de hoogte te stellen;
  • fouten te analyseren om de werking van het systeem te verbeteren;

Om uw interactie met Smals zo coherent mogelijk te laten verlopen, kan het gebeuren dat wij de gegevens verzameld bij uw gebruik van een bepaalde dienst combineren met persoonsgegevens verzameld bij uw gebruik van andere diensten.

De gegevens zullen ook worden gebruikt om anonieme statistieken op te stellen over het gebruik van de site.

Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met het beleid beschreven in de bovengenoemde AVG-verordening. Ze worden uitsluitend verwerkt door het personeel en de onderaannemers van Smals voor de hierboven beschreven doeleinden en om de service te verbeteren.

III. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is Smals, de “Data Controller”/business owner die verantwoordelijk is voor het Contactformulier. Als u vragen hebt over de verwerking van uw e-mail en de daaraan gerelateerde persoonlijke gegevens, stuurt u die naar het volgende adres: dpo@smals.be  

IV. Welke persoonlijke gegevens verzamelen we?

We verzamelen en gebruiken de volgende gegevens:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mailadres;
  • Gegevens die u aan ons doorgeeft wanneer u het formulier invult: onderwerp, vragen, en verdere verduidelijking.

V. Met wie delen we uw gegevens?

De gegevens die wij over u verzamelen, worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen gebruikt door de diensten van Smals, verantwoordelijk voor:

  • het beantwoorden van uw vraag;
  • verzoeken aan de helpdesk (de helpdesk en/of de onderaannemer van Smals die verantwoordelijk is voor helpdeskactiviteiten);
  • onderhoud en ondersteuning van de onlinedienst en de infrastructuur die hem host (het technische team van Smals voor het Contactformulier).

De verzamelde gegevens worden vastgelegd:

  • in de registratiedatabase (gehost door Smals, als “Data Controller”);
  • in de postvakken van het eerste niveau van de helpservice voor elke service (gehost door Smals, als “Data Controller”).

Voor alle vragen om ondersteuning worden uw persoonlijke gegevens – achternaam, voornaam en e-mailadres – toegevoegd aan een database, beheerd door Smals. 

We geven geen persoonsgegevens door aan derden die geen deel uitmaken van de genoemde ontvangers of die niet onder het vermelde wettelijke kader vallen. De uitzondering is hun eventuele doorgifte aan instanties die belast zijn met een controle- of inspectiemissie in toepassing van de Belgische wetgeving, zoals een onderzoeksrechter.

Smals zal persoonlijke gegevens niet bekendmaken aan derden voor directmarketingdoeleinden.

VI. Hoelang blijven uw gegevens bewaard?

De gegevens die u invult in het inschrijvingsformulier voor de nieuwsbrief van de Symbiose-blog (https://smalssymbiose.be/nl/) worden bewaard zolang u de nieuwsbrief wenst te ontvangen.
U kunt zich op elk moment uitschrijven van de nieuwsbrief, hetzij via de functie onderaan elke nieuwsbrief, hetzij via het contactformulier op de pagina “Contact” of de pagina “Over Symbiose” van de Symbiose-blog.

De gegevens die u invult in het formulier van de pagina “Contact” (https://smalssymbiose.be/nl/contact-2/) of van de pagina “Over Symbiose” (https://smalssymbiose.be/nl/over-symbiose/) van de Symbiose-blog, worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om te reageren op uw suggestie, informatieaanvraag of verzoek, met een maximale periode van twee jaar. Na deze periode worden ze gewist, tenzij er een onderzoek loopt. De gegevens worden dan bewaard gedurende de tijd die nodig is om het onderzoek af te ronden. 

VII. Hoe kunt u uw gegevens raadplegen, op juistheid controleren en zo nodig corrigeren?

U hebt het recht om te allen tijde een kopie van uw persoonlijke gegevens op te vragen om de nauwkeurigheid van de opgeslagen informatie na te gaan, te corrigeren en/of bij te werken. U kunt ook vragen dat uw persoonlijke gegevens volledig worden gewist als er geen verzoek van u in verwerking is.

Om uw privacy en veiligheid te waarborgen, zullen wij de nodige stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat u de gegevens kunt bekijken en eventueel corrigeren.

Gelieve uw aanvragen te sturen via het formulier van de pagina “Contact” (https://smalssymbiose.be/nl/contact-2/) of van de pagina “Over Symbiose” (https://smalssymbiose.be/nl/over-symbiose/) van de Symbiose-blog .

VIII. Wat doen we om misbruik of ongeoorloofde toegang te voorkomen?

Smals heeft een aantal procedures geïmplementeerd (hardware, elektronisch en administratief), die zij regelmatig opnieuw evalueert. We voeren updates uit om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, om de beveiliging te garanderen en om ervoor te zorgen dat de verzamelde informatie correct wordt gebruikt voor de gewenste behandeling.

Uw gegevens worden opgeslagen op de server van Smals voordat ze worden verwerkt. 

Externe onderaannemers hebben een contract getekend met Smals op grond waarvan zij wettelijk verplicht zijn om de toepasselijke wetgeving rond de bescherming en verwerking van persoonsgegevens te respecteren, en meer bepaald de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (ook bekend onder de afkorting AVG).

Het personeel van Smals dat toegang heeft tot informatie die identificatie van personen mogelijk maakt, is verplicht deze informatie te beschermen in overeenstemming met deze verklaring over de bescherming van persoonsgegevens. In het bijzonder moet het personeel zich onthouden van het gebruik van deze informatie voor andere doeleinden dan het leveren van de diensten waarvoor ze is bedoeld.

Beheerders aangesteld door Smals hebben toegang tot de gegevens via hun persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Alleen deze bevoegde personen hebben toegang tot de gegevens, en dat via een welbepaald systeem.

IX. Aan wie moet u vragen of klachten richten?

Om uw persoonlijke gegevens te bekijken, te verwijderen (in sommige gevallen) of te corrigeren, gelieve  contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens: de dienst Org.com via het formulier van de pagina “Contact” (https://smalssymbiose.be/nl/contact-2/) of van de pagina “Over Symbiose” (https://smalssymbiose.be/nl/over-symbiose/) van de Symbiose-blog

In geval van een geschil kunnen klachten worden gericht aan de gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO) van Smals: dpo@smals.be

of aan de Belgische lokale autoriteit die belast is met de toepassing van gegevensbescherming.