Nouveau projet : Single Permit

Pour travailler en Belgique, un ressortissant d’un pays non membre de l’Union européenne doit disposer d’un permis de séjour et d’un permis de travail. Ces deux permis faisaient l’objet de demandes séparées. Smals développe actuellement l’application Single Permit. Elle permettra de gérer une demande de permis unique. Le point avec Cédric Bralion, Chain Project Leader.

Découvrez aussi le point de vue de Karel Van Eeckhoutte, Chain Service Manager

Le contexte

Une directive européenne invite les États membres à simplifier les demandes d’autorisation de travail et de séjour. L’idée est de mettre en place une procédure de demande unique.

En Belgique, les permis de séjour sont délivrés au niveau fédéral par l’Office des étrangers. Les permis de travail, quant à eux, relèvent des trois Régions et de la Communauté germanophone.

Le défi

Single Permit doit permettre aux employeurs belges ou étrangers d’introduire une demande unique en vue d’obtenir un permis comportant l’autorisation de travail et l’autorisation de séjour.

Ce projet nécessite une collaboration étroite entre les autorités concernées. Il est financé à 67% par le fédéral (Office des étrangers) et à 33% par les Régions et la Communauté germanophone. L’ONSS est le fournisseur technique de la plate-forme.

L’une des difficultés du projet est liée au grand nombre d’intervenants. D’autant plus que, sur une même base légale, chacun a son interprétation et son propre processus de traitement des demandes. Il faut donc trouver le plus grand commun diviseur.

Le projet a démarré à la mi-janvier 2020. Les représentants de chaque partie prenante se sont réunis deux fois en présentiel. Dès le mois de mars, à cause du confinement, il a fallu gérer le projet en distanciel. Un fameux défi ! Un avantage, toutefois : vu la suppression des trajets, le rythme des discussions a doublé (2 fois par mois dorénavant) avec, à la clé, une concertation plus rapprochée.

La solution

Smals a développé une application web avec quelques fonctionnalités de base, comme le choix de la langue. Lors de l’introduction d’une demande, l’application appelle un outil de génération de formulaire : AEM Forms (Adobe Experience Management Forms).

Les différentes autorités régionales ne demandant pas toutes les mêmes informations, le formulaire d’introduction a été customisé pour que les champs de données et les contrôles s’adaptent selon le lieu d’occupation du travailleur.

Le projet Single Permit porte uniquement sur l’introduction de la demande. Les applications utilisées par chaque autorité prennent le relais pour gérer la suite du dossier. Nous avons toutefois prévu une fonctionnalité de feed-back qui indique le statut de chaque dossier : recevable, accepté, non valide car incomplet ou rejeté.

Les bénéfices

Pour les demandeurs

Single Permit offrira un guichet électronique unique pour introduire les demandes de permis. L’application sera accessible via le portail Working in Belgium, qui rassemble toutes les informations utiles.

Les demandeurs auront une vue centralisée sur leurs demandes et pourront aisément vérifier le statut de chaque dossier.

Cette digitalisation facilitera l’introduction des dossiers. Actuellement, le demandeur doit imprimer un formulaire disponible sur le site de la Région compétente, le compléter et le renvoyer par la poste ou par mail. L’autorité compétente doit réintroduire les données dans ses applications.

Pour les autorités

Grâce à Single Permit, les autorités ne recevront que des demandes complètes. L’application exerce un contrôle sur la qualité des données introduites dans les formulaires. Elle n’autorise pas l’introduction d’un dossier si certains champs sont manquants. Elle impose, par exemple, l’utilisation d’un numéro national ou d’un numéro bis pour identifier le travailleur. En l’absence d’un tel numéro, elle redirige le demandeur vers l’application BelgianIDpro qui permet de demander un numéro bis.

Avec les formulaires papier, les autorités devaient investir beaucoup de temps et d’énergie dans l’obtention des données manquantes.

Single Permit va accélérer le traitement des demandes. Et c’est nécessaire car certaines entreprises se plaignent de la lenteur des démarches. Il n’est pas rare qu’un travailleur ne soit plus disponible quand son permis est enfin obtenu.

L’avenir

Single Permit est entré en production le 3 mai 2021. Du 1^er avril au 31 mai, l’application reste, toutefois, en phase pilote.

Et elle continue à évoluer. Pour la fin juin 2021, nos équipes établiront un flux direct entre Single Permit et les applications back-office des parties prenantes. Pour la fin décembre, nous améliorerons, notamment, la gestion des mutations et la détection des doublons éventuels.

Les personnes de contact

• Chain Project Leaders : Cédric Bralion et Geneviève Dardenne
• Chain Service Manager : Karel Van Eeckhoutte
• Account Manager pour l’ONSS : Wouter Debecker

Les équipes impliquées

• Digital Documents Services (Arnaud Hulstaert) pour le développement de l’application Single Permit et la customisation d’AEM Forms.
• Gestion de l’information et usability (Tamara Beeckmans) pour l’adaptation du portail Working in Belgium.
• Prestations sociales (Christelle Lheureux et Céline Hubert) pour le testing, le support et le suivi des retours des groupes-tests d’utilisateurs.
• Business Analyse (Karlien Van Ongeval et Katrien Dickx)