Ontdek de podcast met Chain Project Leader Hélène Berchmans (5’55”):
Transcriptie van de podcast:
Een tijdje geleden legde Chain Service Manager Roel Biermans het nut van Change Management uit. Vandaag spreken we met onze collega Hélène Berchmans, Chain Project Leader bij Smals. Zij heeft Change Management gebruikt in een project en is ervan overtuigd dat er zonder Change Management totale chaos zou zijn ontstaan.
Waarom was Change Management noodzakelijk bij de phase-out van EDE?
De transitie van EDE naar WO-documentbeheer had een heel zware businessimpact. Alle RSZ-directies en ook alle eindgebruikers van de RSZ waren geïmpacteerd.
Wat is jouw verantwoordelijkheid als Chain Project Leader bij Change Management?
Mijn rol was het van A tot Z coördineren van het parallelle business change project. Dit om te verzekeren dat alle RSZ-diensten het WO-systeem konden gebruiken. Meer concreet: het synchroniseren van business- en IT-mijlpalen, het bekomen van de business-go/no-go per mijlpaal, het begeleiden van acceptatietesten en het plannen van de opleidingen.
Hoe hebben jullie het engagement van de stakeholders verkregen?
Wel, eerst en vooral dankzij de visie. Dankzij de visie hebben we de relevantie van de transitie van EDE naar WO-documentbeheer verduidelijkt en ook de meerwaarde die deze had voor de RSZ-diensten.
Dat betreft dus het hiërarchisch niveau, maar hoe is dat gelukt op een meer operationeel niveau?
Wel, er was een continue wisselwerking tussen het hiërarchische en het operationele niveau. Het directieniveau kreeg de rapportering, en zij besliste ook over het samenwerkingskader. Op operationeel niveau hebben we dan die realisatie uitgevoerd. Ten eerste werden er voorstellen uitgewerkt. Die voorstellen zijn bijvoorbeeld enerzijds de roadmap van de transitie: welke dienst wanneer zal overgaan? Want er is door de directie gevraagd om absoluut een big bang te vermijden. De transitie en de impact was te zwaar voor een big bang. Anderzijds hebben we dan ook moeten beslissen, samen met de procescoördinatoren en de businessstakeholders, om de incrementele oplevering van die functionaliteiten van documentbeheer ineen te steken die afgestemd was op die transitie, op die roadmap.
Zijn er andere teams die bijdragen aan Change Management?
Ja, bij de RSZ-business waren er de stakeholders, de procescoördinatoren en de ambassadeurs. Bij Smals daar hadden we Bucom, meerdere GA/TB-teams die voornamelijk instonden voor de opleiding en dan ook nog een tiental Smals-ontwikkelteams.
Je hebt het over ambassadeurs. Wie zijn dat?
Ambassadeurs zijn deskundige RSZ-agenten in wie de eindgebruikers (dat zijn hun collega’s) vertrouwen hebben, die ze kennen. En ze zijn eigenlijk de scharnier tussen de mensen van het projectteam en zichzelf, de eindgebruikers. En die kennen alle facetten van de business. En ze kunnen dat perfect vertalen, dus de functionaliteiten van het systeem, naar hun specifieke businesscontext.
Wat zijn de Change Management-praktijken die tot succes hebben geleid?
Wel, eerst en vooral hebben we gewerkt met pilootdiensten. En dat was heel leerrijk. Dus daar waren diensten van de RSZ die bereid waren met de eerste set, met de eerste basisversie van documentbeheer live te gaan. Dat heeft ons toegelaten een eerste ervaring op te doen en ook onze Change-aanpak bij te sturen waar nodig. En die diensten hebben dan ook hun getuigenis uitgelicht en gedeeld met al hun collega’s. Dus dat was heel leerrijk voor iedereen.
Een tweede aspect: we hebben heel veel gecommuniceerd op verschillende aspecten. We hebben ook aan alle diensten de Change-aanpak uitgelegd. Meer concreet is dat eigenlijk een verduidelijking van welke stappen, welke verschillende mijlpalen zij moesten doorlopen om die transitie van EDE naar WO-documentbeheer te realiseren.
Verder ook hebben we intensief support en opvolging gedaan en ook redelijk veel gepersonaliseerd. Bijvoorbeeld, hun planning was gepersonaliseerd per dienst. Dus geen algemene generieke planning. En ook het acceptatietestplan hebben we gepersonaliseerd.
Er is een SPQI (Service & Project Quality Improvement) opgericht om zich bezig te houden met Change Management. Waarom?
Wel die toont het belang aan dat Smals en ook de klant aan Change Management hecht.
Kan je voorbeelden geven van concrete resultaten van de SPQI?
Ja. Eerst en vooral is er een assessmenttool die jullie kunnen gebruiken om te evalueren of Change Management voor jullie project noodzakelijk is of niet. Een ander resultaat is de mogelijkheid tot training in Change Management.
Wat zou er gebeurd zijn zonder Change Management?
Wel, ik denk dat we in een complete chaos zouden gevallen zijn. Dus totaal geen afstemming tussen IT en tussen business. Niemand van de RSZ zou momenteel de transitie gemaakt hebben van EDE naar WO-docman. Dat zou echt niet gelukt zijn.
Oke, bedankt, Hélène.
Graag gedaan.
Wil je meer informatie over Change Management? Je kan contact opnemen met onze collega Tom Van Medegael.
Comments are closed.