Enregistrement des temps chez Smals : du 100% papier au tout électronique

Dans les années ‘80 : une carte de pointage en carton

Quand Wim a commencé sa carrière chez nous en 1987 (au sein du département Gestion des applications), Smals disposait déjà d’un horaire flexible.

Les collaborateurs devaient introduire une fiche cartonnée dans la pointeuse trois fois par jour : en arrivant au travail, à la fin de leur pause de table (qui commençait pour tout le monde à 11h45) et en quittant le bureau.

Chaque jour, les cartes étaient rassemblées à la réception. Quelques collègues étaient chargés de calculer le temps de travail de chaque collaborateur et de le noter au stylo sur la carte. Les cartes avaient une capacité de deux semaines.

Pour prendre un jour de congé ou une dérogation, il fallait remplir un bon sur papier. Le solde d’heures était corrigé manuellement sur les cartes. Les fiches annuelles de congé étaient sur papier, elles aussi.

Wim se souvient de ses premières années dans les bâtiments de la rue du Prince royal. Une sonnerie résonnait plusieurs fois par jour pour marquer le début et la fin de la journée de travail, ainsi que de la pause de table.

Amusé, Wim se souvient qu’à 11h45 précises, lorsque la sonnerie retentissait, tous les collègues se levaient comme un seul homme pour quitter les bureaux.

Dans beaucoup d’autres entreprises, la pause ne commençait qu’à midi. Le quart d’heure d’avance donné par Smals nous permettait d’arriver les premiers dans les magasins et les restaurants du quartier chic de l’avenue Louise ! »

Fin des années ’90 : un badge magnétique avec Tempus

À la fin des années ’90, Smals installe des lecteurs de badge magnétique à chaque étage de ses bâtiments. Les collaborateurs sont équipés d’un badge avec un côté IN et un côté OUT. Il faut le passer dans la fente du lecteur – dans le bon sens ! – en arrivant au travail, au début et à la fin de la pause de table, puis en quittant le bureau.

Ce système automatise le calcul du solde d’heures. C’est déjà une avancée mais le papier est toujours bien présent pour les demandes de congés et les corrections de pointage. Ces dernières sont nombreuses, vu la facilité de confusion entre le côté IN et le côté OUT des badges !

2005 : arrivée d’Xtremis

En 2005, Smals instaure le contrôle d’accès à ses bâtiments au moyen d’un nouveau type de badge. Une photo du collaborateur est imprimée sur le badge. Wim joue le rôle de photographe et prendra ainsi des centaines de clichés !

Le lancement de ce nouveau badge va de pair avec un changement de logiciel : Smals introduit Xtremis. La suppression des fiches de vacances sur papier constitue un pas important vers l’automatisation. Xtremis est muni de compteurs de soldes. Les collaborateurs peuvent les consulter sur les lecteurs de badge.

2007 : Xtremis évolue vers XtremisWeb

Le logiciel Xtremis était utilisé uniquement par l’Administration du personnel. En 2007, Xtremis est enrichi avec l’application web XtremisWeb. Cet outil en ligne permet aux collaborateurs de demander leurs congés, de consulter leurs pointages et de vérifier leurs soldes de vacances. L’envoi et l’approbation d’une demande sont notifiés automatiquement par e-mail au collaborateur ou au dirigeant.

C’est là la grande nouveauté : avec XtremisWeb, la demande et l’approbation des congés, dérogations et corrections de pointage se font en ligne, tant pour le personnel interne que détaché. C’est la fin d’une époque où des bons sur papier étaient complétés, signés pour approbation puis encodés dans Xtremis par Admintime. Cette modernisation libère l’équivalent d’un temps plein et permet de se consacrer à d’autres tâches !

Un trophée VIA récompense l’introduction d’XtremisWeb

Dans le cadre de la campagne VIA 2007 (VerbeterInitiatief-Initiative d’Amélioration), qui récompensait les meilleures initiatives d’amélioration menées chez Smals en cours d’année, l’Administration du personnel a gagné un trophée VIA pour l’introduction d’XtremisWeb.

En 2021, prime Time a pris la relève d’XtremisWeb. Le processus d’informatisation se poursuit…