Onze collega Tom Van Medegael geeft ons een overzicht van zijn functie binnen het Project Management Office. Hij omschrijft het zonder twijfelen als de meest interessante job die hij ooit heeft gehad.
Hoe vat je jouw rol samen?
Ik help bij het kiezen van de bij Smals gebruikte werkmethodes op het vlak van project- en programmabeheer. Ik begeleid de implementatie en customisatie van deze methodes. Ik zorg ervoor dat deze constant verbeteren.
Wat spreekt je aan in deze functie?
Eerst en vooral, de diversiteit. De uitdagingen zijn heel uiteenlopend.
En dan het transversale overzicht dat deze functie biedt op alle projecten en programma’s van Smals. Ook de talrijke interne en externe contacten die eruit voortvloeien.
Ik ben gek op cijfers en statistieken. Ik heb dan ook een passie voor metrieken en benchmarking.
In deze functie leer je voortdurend bij en ook je persoonlijke ontwikkeling vaart er wel bij.
Ik heb het gevoel dat mijn werk een reële toegevoegde waarde biedt, en dat ik er ook de bijhorende erkenning voor krijg. Ik haal daar erg veel voldoening uit.
In mijn vorige functies namen de administratieve taken naar mijn gevoel te veel plaats in. Hier zijn ze tot mijn grote tevredenheid beperkt tot het strikte minimum.
Wat zijn je activiteitsdomeinen?
Mijn activiteiten zijn in verschillende luiken onderverdeeld:
- selectie van methodes en hun continue verbetering
- aanbod van vormingen en presentaties, interne en externe consultancy
- persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie
- hulp bij het opstarten en afsluiten van projecten/programma’s, punctuele hulp tijdens de lopende projecten/programma’s
- monitoring van de ”project performance”
- opvolging van de kwaliteit
- informatiebeheer
- contacten met leveranciers van software en opleidings- en certificeringsfirma’s
- financiële opvolging
Wat is de ruggengraat van je werk?
Ik geef steun bij het kiezen van methodologieën die Smals gebruikt in haar projecten, programma’s (geheel van projecten) en portfolio’s (alle projecten en programma’s die voor eenzelfde klant gerealiseerd worden, bijvoorbeeld).
Ik bestudeer de voor- en nadelen van de bestaande methodes, en ik doe voorstellen aan het management die het best beantwoorden aan onze noden. Ik beschik hiertoe over veel bewegingsruimte.
Van zodra de keuzes gemaakt zijn, moet je de methodes implementeren en documenteren: templates maken, informatie ter beschikking stellen op onze platformen waar kennis gedeeld kan worden,…
Ik geef vormingen, intern en bij klanten, betreffende het gebruik van methodologieën zoals PRINCE2 en MSP, over schattingstechnieken ivm de kost en de duur, maar ook over de berekening van de ROI. Ik geef uiteenzettingen in verschillende soorten vergaderingen. Hierbij leg ik bijvoorbeeld uit welke aanpassingen er gedaan zijn aan de templates en op welke manier ze in de praktijk gezet moeten worden. Ik ontmoet de nieuwe projectleiders om hen uitleg te verschaffen rond de grote lijnen van onze methodologieën.
Het aspect communicatie neemt dus een belangrijke plaats in. Mijn gesprekspartners hebben heel uiteenlopende profielen: van (technische) projectleiders, chain project leaders, analisten, architecten, senior management, tot klanten, leveranciers, enz.
Begeleid je de projecten en programma’s doorheen hun hele levenscyclus?
Ja, ik kan in elke etappe tussenkomen. Bij het opstarten, help ik bij het nemen van beslissingen, zoals de keuze voor een Agile of een klassieke methode.
Tijdens de looptijd nemen de actoren op het terrein contact met mij op voor punctuele vragen.
Bij het afsluiten help ik de projectleider bij het bepalen van de gerealiseerde benefits, het niveau van hergebruik, maar ook de lessons learned die zullen dienen voor toekomstige verbeteringsprojecten.
Methodes ‘leven’ als het ware en worden voortdurend verbeterd. Elk jaar starten wij een tiental verbeteringsprojecten op (SPQI’s: Software Process Quality Improvements). Wij zorgen er ook voor dat de success stories gegeneraliseerd worden.
Wat is jouw rol in het monitoren van de prestaties?
Op het niveau van PMO, bepalen wij de sleutelcijfers (Key Performance Indicators). Cijfers die gehaald moeten worden met betrekking tot het projectbeheer. Wij zorgen voor de opvolging. Wij gaan na of termijnen en budgetten gerespecteerd worden.
Op wekelijkse vergaderingen bestuderen we het niveau van hergebruik in de projecten, om zo op koers te blijven.
(photo by Brett Jordan on Unsplash)
We helpen de dienst voor interne audit bij het verzamelen van de informatie die zij nodig hebben voor het opvolgen van de kwaliteit. Daarnaast bieden wij ook onze know-how aan aan de projectleiders met betrekking tot zaken die verbeterd moeten worden in hun opvolgingsdocumenten (Project Brief, Project Initiation Document, Uniek Dossier…).
Welke plaats neemt persoonlijke ontwikkeling op in jouw functie?
Een cruciale plaats! In een functie zoals de mijne, is het absoluut noodzakelijk om zich continu bij te scholen, anders loop je na een paar jaar hopeloos achter. Je moet alle methodes kennen, zelfs zij die niet bij Smals geïmplementeerd zijn. Dit domein evolueert constant en er verschijnen om de haverklap nieuwe methodes.
Ik volg dus veel opleidingen, de meeste in het Engels. Ik lees publicaties en neem deel aan webinars. Enorm boeiend!
(photo by Bekir Dönmez on Unsplash)
Welke zijn je voornaamste uitdagingen?
Door Covid zijn de termijnen aanzienlijk verkort. Sinds het uitbreken van de epidemie moeten veel projecten, die vroeger in een paar maand gerealiseerd werden, nu op enkele weken tijd klaar zijn. Om het werk van de projectleiders te vergemakkelijken, hebben we onder andere de “nano” uitgewerkt: een light template waarin het essentiële van een Project Brief vervat zit. Hierin worden de fundamentele elementen van een project opgelijst, zonder extra administratieve last.
Mijn ambitie is om de projectleiders te helpen bij het ontwikkelen van cruciale competenties in hun functie: het schatten van de duur en de kost van een project (hetgeen een zware taak blijft), de kwantificering van het rendement op investering en de toegevoegde waarde, de overtuigingskracht en change management. Ik probeer hen de meest geschikte tools ter beschikking te stellen.
Comments are closed.