Op 9 februari 2023 bracht een buitengewone workshop de zeven teams van de afdeling ‘Transversaal beheer van producten & processen’ samen. Maar liefst 60 mensen namen deel aan dit event georganiseerd op initiatief van Chain Service Manager Roel Biermans. Aan de enthousiaste reacties en bij elkaar gesprokkelde ideeën te zien, was het een echt succes! Hafssa Nasser, teamleader van het team UX | Service Design was nauw betrokken bij de organisatie ervan. Ze vertelt er meer over.
Lees ook het standpunt van Roel Biermans, Chain Service Manager
Ontdek het standpunt van een van de organisatoren (2’51”):
Of lees de transcriptie van de podcast van François-Xavier Michel
Ontdek het standpunt van een van de deelnemers (3’38”):
Of lees de transcriptie van de podcast van Emmanuel Geeraerts
Wat waren de doelstellingen van deze workshop?
Dat waren er veel. Met de workshop wilden we:
- De motivatie van de medewerkers en de werktevredenheid evalueren.
- Hun gevoel te weten komen over welzijn op het werk, productiviteit, algemene inzet, dynamiek binnen de teams, bedrijfscultuur en communicatie.
- De doelstellingen voor 2023 bepalen voor de leden van onze afdeling.
- De banden versterken tussen de medewerkers van de afdeling.
- De realisaties van 2022 vieren.
We stelden drie belangrijke vragen aan de medewerkers: hoe kunnen we meer kwaliteitsvolle deliverables produceren met de huidige werklast?Hoe kunnen we de levenskwaliteit van de Smals-medewerkers verbeteren? Hoe kunnen we de samenwerking binnen en tussen de diensten verbeteren?
Wij geloven dat het succes van een team deels afhangt van de bereidheid om goed te doen en dat deze bereidheid afhangt van het welzijn van de werknemers. Het is dus van fundamenteel belang dat de medewerkers mee de verbeterpistes bepalen en hun inzet verhogen.
Waar vond deze workshop plaats?
Om eens te veranderen van omgeving hebben we ze georganiseerd bij de RSZ. We reserveerden er een ruime en modulaire zaal met tapijt en wanden. Een warm kader dat perfect was voor ons event. We hebben er zes tafels van tien personen geïnstalleerd.
Wie zorgde voor de praktische organisatie?
Alle teams hebben op een of andere manier hun steentje bijgedragen aan de organisatie van de workshop. Het team UX | Service Design stelde de technieken voor die creativiteit en ideeën hielpen stimuleren. Ze zette ook het nodige materiaal op punt.
Hoe is de workshop verlopen?
‘s Middags hebben we allemaal samen in de refter van de RSZ gegeten. De workshop startte om 13.30 uur. Elke deelnemer droeg een badge met zijn naam. Binnen de zes werkgroepen hebben we de teams gemengd. Het doel was de samenhang tussen alle leden van de afdeling te versterken en mensen die gewoonlijk niet samenwerken elkaar beter te leren kennen.
In het begin van de workshop heeft Roel Biermans een kleine inleiding gegeven. Vervolgens hebben Jean-Sébastien Liébin en Aylin Yentür (twee UX designers) het programma van die namiddag en de gebruikte methodologieën uitgelegd.
De zes werkgroepen wijdden zich dan aan de eerste oefening gebaseerd op de techniek van de ‘Lotus Blossom’. Na deze oefening werden de deelnemers gevraagd om tussen de tafels te wandelen om de ideeën voorgesteld door de andere groepen te bekijken en te stemmen op de meest relevante ideeën.
Bekijk het document gebruikt voor Lotus Blossom
[ngg src=”galleries” ids=”20″ display=”basic_slideshow”]De deelnemers begonnen daarna met de tweede oefening met de taarttechniek. De bedoeling was om na te gaan hoe zij persoonlijk betrokken zouden worden bij de realisatie van de in de eerste oefening vastgestelde doelstellingen.
Bekijk het document gebruikt voor taarttechniek
De groepen die eerst klaar waren mochten naar de ‘Playroom’ gaan: een zaal waar ze gezelschapsspellen of PlayStation mochten spelen.
Om 17.30 uur liep de workshop op zijn einde en gingen we allemaal naar het Ibis Café voor een afterwork. Dit café, dat vlak langs het Centraal Station ligt, werd voor ons vrijgehouden. Veel collega’s zijn er vrij lang gebleven, een teken dat we een hechte groep zijn.
Kan je ons meer vertellen over de gebruikte technologieën?
De gebruikte ideatietechnieken waren de Lotus Blossom en de 15% Solutions in de vorm van een taartdiagram.
De Lotus Blossom is een Japanse brainstormingtechniek. Deze is ideaal voor werk in kleine groepen. Hij ontwikkelt het natuurlijk vermogen om ideeën met elkaar te verbinden. Hij zorgt ervoor dat veel ideeën gegenereerd worden rond een centraal thema en dat ze gerangschikt worden.
Met de techniek 15% Solutions kunnen we “ontdekken en focussen op wat iedereen de vrijheid en de middelen heeft om onmiddellijk te doen” (bron: https://www.liberatingstructures.fr/). We wilden dat iedereen een of twee persoonlijke bijdrage(s) zou bepalen. Deze techniek is zeer interessant omdat ze helpt blokkades, negativiteit en gevoelens van machteloosheid achterwege te laten. Het doel was werknemers te helpen hun individuele en collectieve kracht te ontdekken.
Om weinig geïnspireerde groepen te helpen, hadden we Jokerkaarten voorzien om hun creativiteit aan te wakkeren.
Hoe zullen de resultaten gebruikt worden?
Het UX | Service Design team analyseert nu alle informatie die tijdens de workshop is verkregen. De volgende stap is het communiceren van deze informatie naar het management en de leden van de afdeling. Het idee is dat de medewerkers zelf een aantal van deze elementen kunnen toevoegen aan hun eHR-doelstellingen om bij te dragen aan deze thema’s.
Hoe hebben de deelnemers de workshop ervaren?
Na de workshop werd een enquête gehouden om naar de mening van de deelnemers over dit soort initiatieven te peilen. De feedback was zeer positief.
De deelnemers waardeerden vooral de organisatie, de positieve en constructieve sfeer, de goede samenwerking, de mogelijkheid om hun mening te geven en oplossingen voor te stellen, de diepere kennismaking met de andere leden van de afdeling, de goede humor van het UX-team, de uitwisselingen in kleine groepen, de gebruikte technieken, de originele aanpak, de mogelijkheid om te stemmen op de beste ideeën, de openheid van geest, de vrijheid van meningsuiting en de aanmoediging van persoonlijke bijdragen, enz.
Volgens de enquête betreurden sommige deelnemers dat zij de mening van de collega’s uit andere groepen niet hadden gehoord. Sommigen hadden graag meer tijd gehad voor bepaalde oefeningen.
Dit initiatief was een echt succes. Het zou zeer verrijkend kunnen zijn voor andere diensten. Het team UX | Service Design organiseert graag een gelijkaardige workshop in jouw afdeling of om de meest geschikte formule voor jullie behoeften te bespreken. Contact: Hafssa Nasser.
Lees het standpunt van Roel Biermans, Chain Service Manager
Lees de transcriptie van de podcast van François-Xavier Michel
Comments are closed.