Le 9 février 2023, un workshop hors du commun a réuni les sept équipes du département « Gestion transversale des produits & processus ». Pas moins de 60 personnes ont pris part à cet événement organisé à l’initiative du Chain Service Manager Roel Biermans. Au vu des réactions enthousiastes et des idées récoltées, on peut parler d’un véritable succès ! Hafssa Nasser, teamleader de l’équipe UX | Service Design, a été étroitement impliquée dans l’organisation. Elle nous en dit plus.
Lisez aussi le point de vue de Roel Biermans, Chain Service Manager
Découvrez le point de vue de l’un des organisateurs (2’51) :
Ou lisez la transcription du podcast de François-Xavier Michel
Découvrez le point de vue de l’un des participants (3’38) :
Ou lisez la transcription du podcast d’Emmanuel Geeraerts
Quels étaient les objectifs de ce workshop ?
Ils étaient nombreux. Le workshop visait à :
- Évaluer la motivation des collaborateurs et la satisfaction au travail.
- Connaître leur ressenti sur le bien-être au travail, la productivité, l’investissement général, la dynamique dans les équipes, la culture d’entreprise et la communication.
- Identifier les objectifs 2023 pour les membres de notre département.
- Renforcer les liens entre tous les collaborateurs du département.
- Célébrer les réalisations de 2022.
Nous avons posé trois questions clés aux collaborateurs : Comment produire des délivrables de meilleure qualité avec la charge de travail actuelle ? Comment améliorer la qualité de vie des collaborateurs chez Smals ? Comment améliorer la collaboration au sein des services et entre eux ?
Nous pensons que le succès d’une équipe repose, en partie, sur sa volonté de bien faire et que cette dernière dépend du bien-être des collaborateurs. Il est donc fondamental d’impliquer les collaborateurs dans l’identification des pistes d’amélioration et d’accroître leur engagement.
Où ce workshop a-t-il eu lieu ?
Pour sortir de notre cadre habituel, nous l’avons organisé à l’ONSS. Nous avons réservé une salle spacieuse et modulable, pourvue de tapis et de cloisons. Un cadre chaleureux qui convenait à merveille à notre événement. Nous avons installé six tables de dix personnes.
Qui s’est chargé de l’organisation pratique ?
Toutes les équipes ont contribué, d’une manière ou d’une autre, à l’organisation du workshop. L’équipe UX | Service Design a proposé les techniques qui allaient permettre de stimuler la créativité et de générer des idées. Elle a également mis au point le matériel nécessaire.
Comment le workshop s’est-il déroulé ?
À midi, nous avons déjeuné ensemble au mess de l’ONSS. Le workshop a commencé à 13h30. Chaque participant portait un badge indiquant son nom. Au sein des six groupes de travail, nous avons mélangé les équipes. Le but était de renforcer la cohésion entre tous les membres du département et d’amener à mieux se connaître des gens qui, habituellement, ne travaillent pas ensemble.
Au début du workshop, Roel Biermans a fait un petit exposé d’introduction. Ensuite, Jean-Sébastien Liébin et Aylin Yentür (deux UX designers) ont expliqué le déroulement de l’après-midi et les méthodologies utilisées.
Les six groupes de travail se sont alors consacrés au premier exercice basé sur la technique du « Lotus Blossom ». Après cet exercice, les participants ont été invités à se promener entre les tables pour voir les idées proposées par les autres groupes et voter pour celles qui leur semblaient les plus pertinentes.
Voir le document utilisé pour la technique du « Lotus Blossom »
[ngg src= »galleries » ids= »20″ display= »basic_slideshow »]Les participants ont, ensuite, commencé le deuxième exercice avec la technique du « Camembert ». Le but était d’identifier comment ils allaient s’impliquer personnellement pour atteindre les objectifs définis lors du premier exercice.
Voir le document utilisé pour la technique du « Camembert »
Les groupes qui avaient terminé plus tôt pouvaient se rendre dans la « Playroom » : une salle où ils pouvaient jouer à des jeux de société et à la Playstation.
La fin du workshop a sonné à 17h30 et nous nous sommes tous rendus à l’Ibis Café pour un afterwork. Ce café, situé près de la gare centrale, avait été privatisé à notre intention. Beaucoup de collègues y sont restés assez tard, ce qui est le signe d’un groupe très soudé.
Peux-tu nous en dire plus sur les méthodologies utilisées ?
Les techniques d’idéation utilisées étaient le Lotus Blossom et les 15% Solutions sous la forme d’un camembert.
Le Lotus Blossom est une technique japonaise de brainstorming. Il est idéal pour le travail en petits groupes. Il développe la capacité naturelle à associer les idées. Il permet ainsi de générer de nombreuses idées autour d’un thème central et de les prioriser.
La technique 15% Solutions permet « de découvrir et de se concentrer sur ce que chacun a la liberté et les ressources de faire immédiatement » (source : https://www.liberatingstructures.fr/). Nous voulions que chaque personne identifie une ou deux contribution(s) personnelle(s). Cette technique est très intéressante car elle permet de s’éloigner du blocage, du négativisme et du sentiment d’impuissance. L’objectif était de faire découvrir aux collaborateurs leur pouvoir individuel et collectif.
Afin d’aider les groupes en manque d’inspiration, nous avions prévu des cartes Joker pour stimuler leur créativité.
Comment les résultats vont-ils être utilisés ?
À présent, l’équipe UX | Service Design analyse toutes les informations obtenues durant le workshop. La prochaine étape est de communiquer ces informations au management, ainsi qu’aux membres du département. L’idée est que les collaborateurs puissent ajouter eux-mêmes certains de ces éléments dans leurs objectifs eHR pour contribuer à ces thèmes.
Comment les participants ont-ils vécu cette expérience ?
Suite au workshop, un sondage a été réalisé pour recueillir les opinions des participants sur ce genre d’initiative. Les retours étaient très positifs.
Les participants ont particulièrement apprécié l’organisation, l’esprit positif et constructif, la bonne collaboration, la possibilité de donner son avis et de proposer des solutions, le fait de faire plus ample connaissance avec les autres membres du département, la bonne humeur de l’équipe UX, les échanges en petit comité, les techniques utilisées, l’originalité de la démarche, le fait de pouvoir voter pour les meilleures idées, l’ouverture d’esprit, la liberté de parole et l’encouragement des contributions personnelles,…
Selon le sondage, certains participants regrettent de ne pas avoir entendu l’opinion des collègues des autres groupes. Quelques personnes auraient souhaité avoir plus de temps pour certains exercices.
Cette initiative était un réel succès. Elle pourrait être très enrichissante pour d’autres services. L’équipe UX | Service Design est à votre disposition pour organiser un workshop similaire dans votre département ou discuter de la formule la plus adaptée à vos besoins. Contact : Hafssa Nasser.
Lire le point de vue de Roel Biermans, Chain Service Manager
Comments are closed.