Deux espaces de cocréation

Par les collègues, pour les collègues

Pour répondre aux besoins de nos collaborateurs, nous avons aménagé deux nouveaux espaces de cocréation. Ils procurent un environnement favorable à l’échange d’idées et à une collaboration efficace. Une initiative menée par les collègues, pour les collègues.

Implication et collaboration transversales

Roel Biermans, CSM chez Smals, responsable de la gestion transversale des produits et des processus, souligne qu’il s’agissait dès le début d’un projet transversal à part entière, avec un groupe de projet composé de collègues issus de plusieurs divisions. Le groupe de projet a été chargé de réaliser les espaces de cocréation et est parvenu à promouvoir une culture de l’innovation chez Smals. La créativité, la flexibilité et la persévérance de l’équipe ont permis de relever les défis et de développer les espaces étape par étape.

Roel, pourquoi ces espaces de cocréation ?

« Les espaces de cocréation sont conçus pour dégager une atmosphère créative avec les caractéristiques et les fonctionnalités requises, c’est-à-dire entre autres un espace de travail suffisamment grand, la possibilité de prendre des notes sur des whiteboards et un environnement accueillant qui favorise la participation active. Citons par exemple la grande luminosité, l’air frais bien sûr et aussi l’espace pour se déplacer librement, le tout dans un cadre professionnel. »

Yann Lebrun, CSM chez Smals, outre Famiwal, tu as une autre responsabilité…

« Oui, la Défense est un partenaire stratégique essentiel pour Smals. Pour une collaboration optimale, il est essentiel de bien comprendre les processus business afin de pouvoir s’adapter à des besoins spécifiques et d’évoluer avec souplesse.

En privilégiant des formats plus interactifs et conviviaux, nous offrons la possibilité à nos équipes de collaborer de manière plus dynamique et de briser les barrières inhérentes aux réunions formelles. Loin des tables et des écrans traditionnels, ces workshops offrent des méthodes alternatives pour générer des débats constructifs et stimuler la réflexion créative.

La généralisation du télétravail a changé notre façon de travailler, mais elle a aussi révélé certaines limites, notamment sur les plans de la créativité, de la collaboration et de la cohésion d’équipe. Pour relever ces défis, il était important de se réinventer. »

Les espaces

Hafssa Nasser, tu es responsable de l’équipe UX & Service Design.
Votre implication dans ce projet apparaît dès lors comme une évidence.

« Peut-être bien oui ! (rires). Mon équipe, UX & Service Design, se concentre surtout sur l’amélioration de l’expérience utilisateur, à travers différents canaux, mais surtout dans les projets de transformation numérique. Ce projet était donc un peu particulier pour nous.

La tâche n’était clairement pas des plus simple, mais avec le Sunny Studio et l’Innovation Space, nous avons créé deux espaces totalement différents : le petit Sunny Studio et le grand Innovation Space. Le petit espace est intime et idéal pour les petits groupes qui travaillent sur des sujets spécifiques. Le grand espace est quant à lui destiné à des workshops, des séances de brainstorming, des activités de team building et des sprints de plus grande ampleur.

Facteurs de succès

Selon Hafssa, la clé du succès de ces espaces réside dans leur flexibilité et leur adaptabilité. Un espace de cocréation efficace doit pouvoir s’adapter à la dynamique de différents groupes et projets, permettant aux utilisateurs de créer, d’expérimenter et de contribuer :

 « Nous devions trouver un format qui convienne à la fois aux brainstormings, aux sprints, aux workshops et aux séances de coaching. Il s’agissait d’aboutir à un environnement dynamique, modulaire et inspirant. Les deux espaces offrent des environnements flexibles et adaptables avec un mobilier modulaire soigneusement sélectionné qui est à la fois fonctionnel et esthétique, et dont les couleurs ne perturbent pas le processus créatif. »

« Grâce à une gestion méticuleuse du matériel et du mobilier, l’espace devient un catalyseur de la collaboration, plutôt qu’un obstacle. Le mobilier a donc été sélectionné scrupuleusement ! Nous voulions qu’il soit à la fois fonctionnel et esthétique et qu’il puisse en même temps être adapté à différents types de workshops et d’activités. Nous avons joué avec les couleurs, mais de manière subtile, pour stimuler la créativité sans toutefois la perturber. De petites touches qui apportent de l’énergie et de la vie. Nous avons abouti à des espaces propices à la collaboration active et créative avec du mobilier modulaire, de grands murs avec des whiteboards, les équipements audiovisuels de dernière génération et des plantes dans un environnement aux couleurs et aux matériaux dynamiques. »

« Les équipes semblent également apprécier notre travail. J’entends des collègues qu’ils apprécient particulièrement la flexibilité : la possibilité d’adapter les espaces au type de workshop ou au nombre de participants est un vrai plus. »

Défis logistiques

Nicolo Crivellaro, teamleader de l’équipe Logistique, a également été impliqué dès les premières étapes et a joué un rôle crucial dans la coordination logistique. De la sélection des fournisseurs à l’essai des différents équipements pour répondre aux exigences des utilisateurs finaux. La recherche d’un équilibre entre design inspirant et fonctionnalité pratique a constitué un défi majeur, tout comme la gestion des événements inattendus tels que les retards de livraison et les ajustements basés sur le feed-back des utilisateurs.
Des séances de test avec des utilisateurs ont ainsi été organisées pour s’assurer que les choix finaux seraient à la fois confortables et fonctionnels :

« Nous avons organisé plusieurs sessions au cours desquelles des utilisateurs potentiels ont testé les différents types de chaises, de tables et autres équipements. Le feed-back a été très utile pour affiner nos choix.
Par exemple, une chaise qui semblait idéale sur le papier s’est avérée inconfortable après deux heures d’utilisation. Cela nous a permis d’éviter des erreurs avant de passer les commandes définitives. »

Le Sunny Studio ayant été conçu pour des groupes plus petits, Nicolo et son équipe se sont concentrés sur la modularité et la facilité de réaménagement de l’espace. Dans l’Innovation Space, il s’agissait de préserver une atmosphère collaborative mais aussi d’optimiser l’acoustique et la circulation dans un espace plus vaste.

« Je suis particulièrement fier du fait que nous ayons réussi à respecter le planning et le budget, et livrer des espaces qui ont déjà été accueillis très positivement. » Voir les équipes utiliser ces espaces pour des brainstormings et des workshops créatifs est une grande récompense pour tout le travail que nous avons accompli. Une planification logistique rigoureuse peut vraiment contribuer au succès d’un design  conçu pour la créativité et l’innovation ! »

Linda Kooy Schwaab, membre de l’équipe Smals Academy, s’est vu confier la direction opérationnelle de l’équipe de projet.

Linda, comment tout cela a commencé ?

« Au début du projet chez Smals, il est clairement apparu lors d’une réunion préparatoire avec Dirk Deridder que les salles de réunion actuelles n’étaient pas optimales pour les workshops et les brainstormings. Dirk a insisté sur la nécessité d’une nouvelle méthode de travail dans des espaces qui soutiennent les processus de réflexion créative. L’objectif était de créer un espace inspirant qui favorise à la fois la créativité et la collaboration et offre le soutien nécessaire pour générer de nouvelles idées. C’est ainsi qu’est née l’idée de l’espace de cocréation, un projet réalisé par un groupe de projet transversal composé de collègues issus de différentes divisions : des collègues pour les collègues ! »

Il s’agit clairement d’une nouveauté. D’où vient l’inspiration ?

« L’une des principales sources d’inspiration fut The Cloud, un espace innovatif de l’ONSS.
C’est là que s’est tenue la session de kick-off. Cela nous a donné l’occasion de brainstormer et de trouver des idées pour notre propre espace de cocréation. Au cours d’un brainstorming, les participants ont indiqué leurs besoins, qui ont ensuite été partagés, évalués et priorisés. L’objectif était de recueillir un large éventail de perspectives et de besoins. Le désir d’un espace propice à la collaboration active et créative, avec du mobilier modulaire, de grands murs avec des whiteboards, les équipements audiovisuels de dernière génération et des plantes dans un environnement aux couleurs et aux matériaux dynamiques est apparu clairement.

Et ainsi fut donné le signal de départ…

« Eh oui ! L’ensemble du feed-back a été recueilli et traduit en un plan solide. Parallèlement, le programme FeelGood@Smals a démarré, ce qui a permis d’intégrer le projet dans l’amélioration du lieu de travail dans le cadre de la politique de bien-être. Le projet s’est développé, alimenté par l’enthousiasme de l’équipe. Une fois le budget approuvé, avec Nicolo (Logistique), Hafssa (UX Design) et le soutien de Roel et Yann, le groupe de projet principal a été formé pour l’élaboration des plans. Le projet visait non seulement à réaménager les salles de réunion, mais aussi à cultiver une culture de l’innovation. La conception d’espaces de cocréation était une nouveauté pour l’équipe et pour Smals. Avec seulement quelques conseils d’un architecte d’intérieur, nous avons réalisé le projet de manière entièrement autonome. Malgré les nombreux défis, des progrès ont été réalisés étape par étape grâce à la créativité, la flexibilité, la patience et la persévérance. »

Linda, maintenant que l’Innovation Space et le Sunny Studio sont opérationnels, sont-ils tels que vous les aviez imaginés ?

« Selon moi, le fait que tant de collègues aiment utiliser ces espaces est révélateur de l’atteinte de nos objectifs ! Plus d’un an et demi après la réunion de kick-off, nous avons pu fièrement présenter l’Innovation Space et le Sunny Studio à tous nos collègues lors du Happy Hour de septembre 2024. Les réactions étaient extrêmement positives. Je garde en mémoire des mots comme « on l’impression d’entrer dans un autre monde », « des espaces merveilleusement lumineux », « une excellente acoustique » et « c’est exactement ce dont nous avons besoin ». Il est très clair que cette transformation va bien au-delà d’une simple amélioration esthétique. »

Enfin, Yann et Roel : quel est votre grand rêve… ?

Roel : « Notre grand rêve ? Avant tout, nous espérons que ces espaces favoriseront l’innovation, la collaboration et la créativité de chacun, mais aussi que tout cela contribuera à développer des solutions innovantes qui répondent réellement aux besoins de nos utilisateurs et de nos clients… et donc aussi des citoyens de ce pays. » Yann « Et que la demande de réservations dépasse l’offre ! (rires) »