e-Box Entreprise 2021

L’e-Box Entreprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée. Elle vise à centraliser toutes les communications officielles entre les institutions publiques et les entreprises. En 2021, l’ONSS fait appel à Smals pour soutenir sa montée en puissance. Le but ? Que l’e-Box joue un rôle central au cœur de l’eGouvernement belge. Le point avec Antoine Moulart, chef de projet chez Smals.

Découvrez aussi le point de vue d’Eric Van Lint, Product Manager e-Box Enterprise à l’ONSS

Le contexte

Jusqu’en 2019, l’e-Box Entreprise était principalement utilisée par les institutions de sécurité sociale.
La loi e-Box, votée le 27 février 2019, désigne l’e-Box comme LE canal électronique de communication à utiliser par l’eGouverment belge vis-à-vis des entreprises (e-Box Entreprise) et des citoyens (e-Box Citoyen).

Elle attribue à l’Office national de sécurité sociale (ONSS) la responsabilité de soutenir l’expansion de l’e-Box Entreprise et au SPF BOSA (Stratégie et Appui) celle de développer l’usage de l’e-Box Citoyen.

Selon les termes de la loi, l’échange électronique de messages via l’e-Box produit les mêmes effets juridiques que l’échange sur supports non électroniques. Un échange via l’e-Box est également censé pouvoir remplacer un envoi recommandé, avec ou sans accusé de réception.

Les objectifs

Le projet e-Box Entreprise 2021 vise à étendre la portée de l’e-Box. Cela se concrétise en trois axes :

1. Augmenter le nombre d’institutions émettrices et, par conséquent, enrichir et diversifier les contenus.
2. Maximaliser le nombre d’entreprises qui récupèrent leurs documents sur l’e-Box. Jusqu’à présent, 151.000 entreprises ont déjà consulté leur e-Box au moins une fois.
3. Simplifier l’utilisation et renforcer le support pour soutenir l’arrivée massive de nouvelles entreprises.

Les moyens

Développement de partenariats

L’ONSS développe des partenariats avec différentes institutions publiques pour les intégrer à l’e-Box. Quelques exemples :  

• Le SPF Justice va transmettre, par ce biais, les amendes de roulage aux entreprises.
• Le SPF Économie y mènera des enquêtes.
• Dès janvier 2022, la Banque nationale de Belgique y diffusera les communications qu’elle adresse à quelque 450.000 entreprises concernant le dépôt annuel de leurs comptes.
• La Flandre enverra les factures relatives aux taxes flamandes.

Smals offre un support pour que ces intégrations se déroulent de façon rapide et fluide. Nous visons à simplifier la vie des institutions qui s’intègrent à l’e-Box.

Évolution de l’e-Box

L’e-Box et les applications qui y sont liées sont en cours d’amélioration. Nos équipes optimalisent le design et la convivialité. Le leitmotiv de l’ONSS est de rendre l’utilisation du produit la plus facile possible.

Pour faciliter l’enregistrement de nouveaux utilisateurs, nous simplifions également la procédure de première connexion.

Nous ajoutons, en outre, de nouvelles fonctionnalités. Dorénavant, les utilisateurs peuvent, par exemple, visualiser les messages qu’ils ont envoyés en réponse aux institutions publiques.

Augmentation de la visibilité

Avec l’aide d’un partenaire externe et de l’équipe Bucom de Smals, l’ONSS mène des campagnes de communication pour mieux faire connaître les avantages de l’e-Box.

Amélioration du support et du pilotage

Chez Smals, deux équipes assurent la première et la seconde ligne de support aux utilisateurs. Il s’agit respectivement du centre de contact Eranova et de l’équipe Support AccessManagement & DSP. Nous renforçons actuellement les outils qui sont à leur disposition pour remplir leurs missions.

Nous améliorons aussi les outils de pilotage. L’ONSS disposera ainsi de statistiques précises concernant le suivi des intégrations et l’évolution du taux d’utilisation.

Les bénéfices

L’e-Box offre des avantages tant aux institutions publiques qu’aux entreprises.

Elle permet la digitalisation massive des envois. La suppression des frais d’impression et d’expédition représente une économie notable pour les institutions.

Elle est pratique pour les entreprises puisqu’elle concentre en un point central les communications en provenance des services publics.

Son intérêt est encore accru par la crise sanitaire. L’e-Box offre aux émetteurs la garantie que les documents électroniques sont bien transmis aux entreprises. Avec le télétravail maximal, des documents papiers pourraient traîner au fond des boîtes aux lettres de sites inoccupés.

En principe, l’envoi de documents vers l’e-Box nécessite l’intégration ou le développement d’un service REST. Cependant, au début de l’épidémie de Covid-19, certaines institutions – comme le SPF Emploi – ont demandé à pouvoir faire des envois manuels via l’e-Box, sans recours à un service REST. Nous avons mis en place cette nouvelle fonctionnalité. Elle constitue une solution rapide et pratique pour l’envoi ponctuel de courriers aux entreprises.

Il est toutefois à noter que l’e-Box n’est pas un système d’archivage. Cette boîte aux lettres électronique doit être vidée. Après un certain délai, les messages arrivent à expiration et les documents disparaissent.

Les technologies

L’application web eBox Entreprise est une application Angular qui tourne sur le browser des utilisateurs.

Elle est complètement réactive (responsive web design), ce qui signifie qu’elle est utilisable aussi bien sur pc que sur smartphone.

Les services techniques qui réalisent l’envoi des documents sont des services web REST. La sécurité de ces services repose sur le protocole OAuth.

Les personnes de contact chez Smals

• Chef de projet de l’équipe Développement : Antoine Moulart
• Chain Project Leader : Jérôme Vos
• Chain Project Leader (axes Optimisation support et Communication) : Anne Sprimont
• Chain Service Manager : Catherine Schoetter
• Teamleader d’Eranova, le support de première ligne : Werner Braem
• Teamleader de l’équipe de support deuxième ligne : Barbara Meyers
• Account Manager : Wouter Debecker

Plusieurs équipes de Smals prennent part au projet :

• User Management & e-Box (Antoine Moulart)
• Digital Documents Services (Arnaud Hulstaert)
• Gestion de l’information et usability (Tamara Beeckmans)
• Bucom (Gert Sterckx)
• Access Management (Betty Vaeyens)
• Eranova (Werner Braem)
• Support AccessManagement & DSP (Barbara Meyers)

Plus d’infos : www.eboxenterprise.be