“POOM” is de naam van een maandelijkse vergadering, maar ook van het rapport dat er wordt besproken. Eve Rose, directieassistente voor Jean-Luc Vanneste, kroop in haar pen om dit essentieel beheersinstrument te onthullen. Het POOM-rapport helpt de RSZ om zijn activiteiten voor te stellen en zijn budgetten te verdedigen.
Lees ook het standpunt van Jean-Luc Vanneste, Managing Director bij Smals
En dat van Philippe Benoît, Adviseur-generaal bij de RSZ
Het POOM-rapport: al vijftien jaar een specifiek document
De RSZ wou in één specifiek document de objectieve gegevens en de statistieken verzamelen over de activiteiten die Smals voor hem verricht. Het eerste POOM-rapport verscheen in april 2006, onder impuls van Jean-Luc Vanneste (Managing Director “ICT & Operational Services”) en met de medewerking van John Brackx (verantwoordelijke voor de administratieve ondersteuning).
Het POOM-rapport is meer dan zomaar een compilatie van statistieken. Het beschrijft de evolutie van de diensten, hun gegevens, hun beschikbaarheid en hun performantie… Het rapport is samengesteld uit tien hoofdstukken, en telt meer dan 200 bladzijden. Het vormt de vitale basis voor de maandelijkse vergadering met dezelfde naam. Het voedt de besprekingen en ondersteunt de besluitvorming over de te ondernemen acties.
Wie woont de POOM-vergadering bij?
Op de POOM-vergadering zitten de managers van de RSZ en de productieverantwoordelijken van Smals. De aanwezigheid van belangrijke actoren getuigt van het belang van de actie van de POOM.
Tijdens de vergadering nemen de deelnemers het POOM-rapport door om kennis te nemen van de evolutie van de aangeboden diensten. Ze bespreken ook de “Highlight Reports” (HLR) om de status van de projecten te bekijken.
Waarom deze naam?
In het verleden werd de voortgang van de opdrachten die Smals voor de RSZ uitvoert op twee soorten vergaderingen besproken: de “Project Opvolging Meetings” (POM) en de “Operationele Opvolging Meetings” (OOM). Deze meetings gaven aanleiding tot de maandelijkse POOM-vergadering, die zijn naam ontleent aan de samentrekking van de afkortingen POM en OOM.
Een betrouwbare weerspiegeling van de werkelijkheid
Elke maand wordt het POOM-rapport met de gegevens van de afgelopen maand verrijkt. Alle teams van de afdeling ICT & Operational Services (toepassingsbeheer, infrastructuur, support, ontwikkeling) wordt gevraagd hun informatie aan te leveren. Tabellen, grafieken, genomen maatregelen, evoluties, bijsturingen worden bijgewerkt en in detail besproken.
Wil je het aantal verstuurde aangiften, de status van een toepassing of de statistieken in verband met de raadpleging ervan kennen? Da’s eenvoudig: alles wordt verzameld in het “POOM”-rapport!
De verschillende afdelingen van Smals en van de RSZ gebruiken dit document niet alleen om hun productie op te volgen, maar ook om ze bij te sturen indien nodig.
Het POOM-rapport vat de informatie samen die het mogelijk maakt om de wijze waarop de RSZ en Smals hun opdracht voor de sociale zekerheid vervullen, te “factualiseren“. Het helpt de RSZ om het gebruik van de toegewezen budgetten aan de bevoegde instanties voor te stellen. Het maakt het voor de RSZ ook gemakkelijker om te antwoorden op de eventuele vragen van het bestuursorgaan, de Nationale Arbeidsraad, de overheid of het parlement.
Enkele cijfers over de RSZ
De RSZ is de “moeder”-instelling van onze sociale zekerheid. De Rijksdienst is verantwoordelijk voor de inning en het beheer van de sociale werkgevers- en werknemersbijdragen waarmee hij de verschillende takken van de sociale zekerheid financiert. Hiertoe moet hij een groot aantal taken uitvoeren, zoals:
- de identificatie van werkgevers
- de registratie en controle van de aangiften
- de inning van de bijdragen
- de strijd tegen sociale fraude
- enz.
De Rijkdienst is goed voor 254.000 werkgevers, 4 miljoen werknemers, 30 erkende dienstverleners en meer dan 6.380 actieve verzekerden van de overzeese sociale zekerheid. Er zijn 237.000 originele DmfA-aangiften per kwartaal, 40 miljoen Dimona-aangiften per jaar, 825.000 Limosa-aangiften per jaar, 179 miljoen regularisaties in het kader van de fraudebestrijding.
Een erkend en ondersteund teamwerk
Om het POOM-rapport op te stellen is de deelname van iedereen waardevol. Het doel is optimaal gebruik te maken van de verzamelde informatie en goed na te denken om de nodige maatregelen te nemen. Gezien het doel van het rapport is uiterste nauwkeurigheid vereist. Kortom, nauwkeurigheid, analyse, reflectie en actie zijn de sleutelwoorden.
De directie dankt alle mensen die aan het POOM-rapport meewerken, vaak onder zeer krappe deadlines. Dit rapport is een weerspiegeling van onze deskundigheid en onze symbiose. Het zou niet zijn wat het is zonder de bijdrage van de diensthoofden en hun medewerkers.
Comments are closed.