e-Box Enterprise 2021

e-Box Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus die ernaar streeft alle officiële communicatie tussen overheidsdiensten en ondernemingen te centraliseren. In 2021 doet de RSZ een beroep op Smals om zijn groei te ondersteunen. Het doel? Dat e-Box een centrale rol vervult binnen het Belgische eGovernment. Een stand van zaken met Antoine Moulart, projectleider bij Smals.

Lees ook het standpunt van Eric Van Lint, Product Manager e-Box Enterprise bij de RSZ

Context

Tot in 2019 werd e-Box Enterprise voornamelijk gebruikt door de socialezekerheidsinstellingen.
De wet e-Box, aangenomen op 27 februari 2019, wijst e-Box aan als het elektronische communicatiekanaal bij uitstek dat het Belgische eGovernment moet gebruiken ten aanzien van de ondernemingen (e-Box Enterprise) en de burgers (e-Box Citizen).

De wet kent aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) de verantwoordelijkheid toe om de uitbreiding van e-Box Enterprise te ondersteunen en aan de FOD BOSA (Beleid en Ondersteuning) de verantwoordelijkheid om het gebruik van e-Box Citizen te ontwikkelen.

Overeenkomstig de wet heeft de elektronische uitwisseling van berichten via e-Box dezelfde juridische uitwerking als de uitwisseling van berichten op niet-elektronische dragers. De uitwisseling van berichten via e-Box wordt geacht een aangetekende zending, met of zonder ontvangstbewijs, te kunnen vervangen.

Doelstellingen

Het project e-Box Enterprise 2021 heeft tot doel de draagwijdte van e-Box uit te breiden. Dat gebeurt op drie manieren:

1. Het aantal uitgevende instellingen verhogen en, bijgevolg, de inhoud verrijken en diversifiëren.
2. Het aantal ondernemingen maximaliseren dat hun documenten ophaalt via e-Box. Tot dusver hebben al 151.000 ondernemingen hun e-Box ten minste één keer geraadpleegd.
3. Het gebruik vereenvoudigen en de ondersteuning versterken om het hoofd te kunnen bieden aan de massale instroom van nieuwe ondernemingen.

Middelen

Partnerschappen ontwikkelen

De RSZ ontwikkelt partnerschappen met verschillende overheidsinstellingen om hen in e-Box te integreren. Enkele voorbeelden:

• De FOD Justitie zal via e-Box boetes voor verkeersovertredingen opsturen naar de ondernemingen.
• De FOD Economie zal e-Box gebruiken om enquêtes te voeren.
• Vanaf januari 2022 zal de Nationale Bank van België via e-Box de mededelingen publiceren die zij aan ongeveer 450.000 ondernemingen richt over de jaarlijkse neerlegging van hun rekeningen.
• Vlaanderen zal via e-Box de facturen voor Vlaamse belastingen versturen.

Smals biedt ondersteuning om deze integraties snel en vlot te laten verlopen. Ons doel bestaat erin het leven te vereenvoudigen voor de instellingen die aansluiten bij e-Box.

Evolutie van e-Box

e-Box en zijn applicaties worden momenteel verbeterd. Onze teams werken aan de optimalisatie van het design en de gebruiksvriendelijkheid. De grondgedachte van de RSZ is om het gebruik van het product zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Om de registratie van nieuwe gebruikers te bevorderen, werken we ook aan de vereenvoudiging van de procedure voor eerste aanmelding.

Bovendien voegen we nieuwe functionaliteiten toe. Voortaan kunnen gebruikers bijvoorbeeld de berichten bekijken die zij als antwoord naar overheidsinstellingen hebben verstuurd.

Grotere zichtbaarheid

Met de hulp van een externe partner en het team Bucom van Smals voert de RSZ communicatiecampagnes om meer bekendheid te verlenen aan de voordelen van e-Box.

Verbeterde ondersteuning en sturing

Bij Smals staan twee teams in voor de eerste- en tweedelijnsondersteuning voor de gebruikers. Het gaat respectievelijk om het contactcentrum Eranova en het team Support AccessManagement & DSP. We werken momenteel aan de versterking van de tools waarover zij beschikken om hun opdrachten uit te voeren.

We verbeteren ook de instrumenten voor sturing. Zo zal de RSZ beschikken over nauwkeurige statistieken over de opvolging van de integraties en de evolutie van het gebruiksniveau.

Voordelen

e-Box biedt voordelen, zowel voor overheidsinstellingen als voor bedrijven.

Ze maakt de grootschalige digitalisering van verzendingen mogelijk. Het wegvallen van druk- en verzendkosten betekent een aanzienlijke besparing voor de instellingen.

e-Box is een praktisch instrument voor de ondernemingen omdat ze de communicatie van overheidsdiensten samenbrengt op één centrale plaats.

Door de gezondheidscrisis is het belang van e-Box nog groter geworden. e-Box biedt de afzender de garantie dat elektronische documenten wel degelijk worden verstuurd naar de ondernemingen. Nu er zoveel mogelijk moet worden getelewerkt, kan het wel eens gebeuren dat papieren documenten onbeheerd blijven liggen in brievenbussen van plaatsen waar mensen niet langer fysiek komen werken.

In principe vereist de verzending van documenten naar e-Box de integratie of de ontwikkeling van een REST-dienst. In het begin van de covid-19-crisis hebben sommige instellingen – zoals de FOD Werkgelegenheid – echter gevraagd om manuele verzendingen via e-Box te mogen doen zonder gebruik te maken van een REST-dienst. We hebben deze nieuwe functionaliteit ontwikkeld. Ze vormt een snelle en praktische oplossing voor gerichte verzendingen van brieven naar de ondernemingen.

Maar merk op dat e-Box geen archiveringssysteem is. Het is een elektronische brievenbus die geleegd moet worden. Na een tijdje vervallen de berichten en verdwijnen de documenten.

Technologieën

De webapplicatie e-Box Enterprise is een applicatie van het type Angular die draait op de browser van de gebruikers.

Ze is volledig responsive (responsive web design), wat betekent dat ze zowel op pc als op smartphone kan worden gebruikt.

De technische diensten die de documenten versturen, zijn REST-webdiensten. De beveiliging van deze diensten steunt op het protocol OAuth.

Contactpersonen bij Smals

• Projectleider van het team Ontwikkeling: Antoine Moulart
• Chain Project Leader: Jérôme Vos
• Chain Project Leader (assen Optimalisatie van de ondersteuning en Communicatie): Anne Sprimont
• Chain Service Manager: Catherine Schoetter
• Teamleader van Eranova, eerstelijnsondersteuning: Werner Braem
• Teamleader van het team voor tweedelijnsondersteuning: Barbara Meyers
• Account Manager: Wouter Debecker

Meerdere teams van Smals zijn bij het project betrokken:

• User Management & e-Box (Antoine Moulart)
• Digital Documents Services (Arnaud Hulstaert)
• Informatiebeheer en usability (Tamara Beeckmans)
• Bucom (Gert Sterckx)
• Access Management (Betty Vaeyens)
• Eranova (Werner Braem)
• Support AccessManagement & DSP (Barbara Meyers)

Meer info: www.eboxenterprise.be