Een generieke werkomgeving

Enkele jaren geleden begon de RSZ met een ingrijpende herziening. Het wilde de werkmethoden transversaler en uniformer maken en lanceerde een transformatieprogramma om over te schakelen op procesgericht werken. Ter ondersteuning van dit programma besloot de RSZ zijn medewerkers de toepassing Werkomgeving (WO) ter beschikking te stellen: een unieke werkomgeving met gecentraliseerde toegang tot alle toepassingen die ze nodig hebben. Smals kreeg de opdracht om het te ontwikkelen. Die toepassing wordt nu door alle diensten gebruikt.

HOE WORDT DE TOEPASSING WERKOMGEVING GEDEFINIEERD?

De toepassing Werkomgeving (kortweg ‘WO’) is de centrale toepassing voor dossierbeheer die door meer dan 1000 medewerkers van de RSZ wordt gebruikt. Het dossierbeheer omvat het taakbeheer, procesbeheer, documentbeheer (zie ons artikel over DocMan) en contactbeheer.

WO is een gestandaardiseerde omgeving met een herkenbaar en uniform design. Het biedt medewerkers een lijst met taken die zij binnen de toepassing kunnen uitvoeren. Die taken maken deel uit van digitale processen die tussen verschillende teams en uiteindelijk tussen verschillende instellingen stromen. Overzichtsschermen tonen de voltooide en op te volgen taken, individueel en per team. Zo kan de werklast in real time worden gevolgd en bijgestuurd.

WO is zo ontwikkeld dat het door andere instellingen kan worden hergebruikt. Het bestaat uit een set generieke componenten om dossierbeheer op te zetten, om authentieke bronnen te koppelen en om processen te orkestreren.

WELKE TECHNISCHE UITDAGINGEN IS WO AANGEGAAN?

SPECIFIEKE FUNCTIONALITEITEN IN EEN GENERIEKE OMGEVING

WO biedt de verschillende diensten van de RSZ zeer specifieke functionaliteiten in een volledig generieke omgeving. Diensten als de Front Office, Inning, Controle of de juridische dienst hebben elk hun eigen behoeften. Vroeger werden deze behoeften ingevuld door tientallen afzonderlijke softwaretoepassingen. Nu beschikken meer dan 1000 medewerkers dankzij WO over een uniforme interface en centrale toegang tot informatie.

EEN HOGE BESCHIKBAARHEID

WO voldoet aan zeer hoge eisen op het gebied van beschikbaarheid en prestaties. Dat is nodig omdat bijna alle businessprocessen van de RSZ nu via die interface verlopen. Elke storing of vertraging heeft gevolgen voor alle medewerkers en indirect ook voor de betrokken burgers en bedrijven. Bovendien gaat het bij het beheer van de dossiers om bijzonder grote hoeveelheden gegevens: er worden bijvoorbeeld meer dan 30 miljoen documenten bewaard.

INTEGRATIE IN ÉÉN ENKEL SCHERM EN EVOLUTIE-AUTONOMIE

De gebruiksvriendelijke en uniforme interface van WO biedt toegang tot tientallen toepassingen en databanken. Dankzij de integratie in dit unieke scherm (single pane of glass) hebben gebruikers informatie uit andere toepassingen binnen handbereik. Bovendien kunnen de werkprocessen in WO ten volle evolueren, onafhankelijk van het moderniserings- of vervangingsschema van de bestaande toepassingen.

AUTOMATISCH PROCESSEN OF TAKEN starten

WO maakt gebruik van een ‘event driven’-architectuur. Hierdoor kunnen processen of taken worden gestart op basis van een belangrijk event zoals:

• een extern contact (versturen van een digitaal formulier, enz.),
• de voltooiing van een vorige stap in een proces,
• een melding aan een gebruiker,
• en op termijn zelfs: een indicatie van sociale fraude.

WAT IS DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN WO VOOR DE DIENSTEN VAN DE RSZ EN VOOR DE BUITENWERELD?

WO BIEDT DE MEDEWERKERS VAN DE RSZ VEEL VOORDELEN:

• Het geeft hen een geïntegreerd beeld van hun taken en processen.
• Het bespaart hen tijd en maakt hun werk interessanter. Ze kunnen meer tijd besteden aan inhoudelijke taken, terwijl het zoeken en opnieuw invoeren van informatie uit verschillende historische toepassingen stilaan tot het verleden behoort.
• De diensten hoeven niet meer naar elkaar toe om informatie op te vragen. Ze hebben nu rechtstreeks toegang tot de brongegevens, inclusief de contactgegevens. Dat voorkomt fouten en tijdverlies.
• Procesintegratie, takenlijsten en real time overzichten zorgen voor een snellere planning en coördinatie.

WO KOMT OOK DE BUITENWERELD TEN GOEDE:

De invoering van een nieuw proces kan flexibel en snel gebeuren. Bedrijven maakten er gebruik van toen de coronacrisis uitbrak. Het duurde slechts een week om een volledig proces op te zetten voor het uitstel van de RSZ-bijdragen voor meer dan 100 000 bedrijven. Hoe verklaar je zo’n prestatie? WO maakt het mogelijk om generieke functionaliteiten te verzamelen, hun configuratie op te zetten en softwareontwikkeling te beperken.

Vanaf het begin is WO ontworpen als een generieke omgeving, die herbruikbaar is door andere instellingen. We zullen hier later een artikel aan wijden.

Met dank aan Jan-Frans Lemmens voor zijn bijdrage aan dit artikel.