Afgelopen najaar introduceerde Smals een nieuw tijdsregistratiesysteem: prime Time. Deze software optimaliseert het administratief beheer van de aan- en afwezigheden van de medewerkers. Onze collega Wim Schoup, HR Admin Officer, geeft een update over deze nieuwe tool.
Ontdek ook de geschiedenis van de tijdsregistratie bij Smals
Gedurende 3 maanden werd prime Time zorgvuldig getest en geïmplementeerd volgens de behoeften van Smals. 20 oktober 2021 was een belangrijke dag voor het Admintime-team: het werd een geslaagde migratie! Wim legt uit:
Het was absoluut noodzakelijk om van de oude XtremisWeb-software af te stappen. Eind 2021 heeft GET alle technische ondersteuning stopgezet.”
Begin november werd het hybride werken bij Smals ingevoerd. Sinds 1 januari 2022 zijn bijna alle nieuwigheden van het hybride werken (flexidagen, enz.) in gebruik. In de loop van het jaar zijn nog verdere optimalisaties in prime Time gepland zoals:
- automatisering van dagelijkse rapporten en statistieken,
- de mogelijkheid om prime Time op je smartphone te installeren,
- automatische import van aan- en afwezigheidsbestanden voor grote lidinstellingen.
Wim verduidelijkt:
prime Time is meer dan een prikklok die aan- en afwezigheden bijhoudt. Maandelijks levert Admintime een bestand aan de collega’s van Adminpers, dat essentieel is voor een correcte loonberekening. Dagelijks worden ook de berekende prestaties vanuit prime Time opgeladen in de timesheets van Sciforma zodat alle medewerkers correct kunnen imputeren. Ten slotte krijgt de Boekbouding ook heel wat informatie vanuit prime Time om onze klanten tijdig de juiste facturen af te leveren.”
De sterke punten van prime Time
Gebruiksvriendelijkheid is één van de sterke punten van prime Time. Smals bezit nu een handige en snelle software en verlicht daarmee het administratief werk van haar werknemers en leidinggevenden om verlofaanvragen, telewerkdagen en dergelijke in te voeren of goed te keuren.
prime Time vereist geen specifieke installatie. Het is een webapplicatie die online beschikbaar is.
De toepassing is niet alleen efficiënter dan zijn voorganger XtremisWeb, maar biedt ook tal van nieuwe mogelijkheden:
- Dankzij Single Sign On kan je met één klik inloggen; je hoeft geen extra wachtwoord aan te maken.
- Het startscherm biedt de gebruiker een overzichtelijk dashboard met de openstaande vragen en taken, een overzicht van belangrijke saldi, een kalender en handige snelle links.
- Afwezigheden die in prime Time worden ingevoerd, worden automatisch in de Outlook-agenda geïntegreerd.
- Je kan zelf een attest van ziekte of andere afwezigheid (omstandigheidsverlof …) in de toepassing uploaden.
- prime Time biedt in self-service een breed scala aan heldere en flexibele rapporten voor medewerkers, leidinggevenden en de HR-afdeling. Die zijn nuttig voor dagelijkse ondersteuning, en voor de opmaak van verzuimcijfers en ken- en stuurgetallen.
- Het biedt ook een krachtige en flexibele oplossing om gegevens te importeren en exporteren (personeelsgegevens, saldi, prestaties, enz.).
Op het intranet vind je een handleiding en FAQ’s over prime Time (menu HR).
Ontdek met Wim de indrukwekkende weg die Smals heeft afgelegd in de tijdsregistratie
De succesvolle invoering van prime Time was een teamprestatie:
- HR Director: Fanny Taildeman
- Chain Service Manager: Karel Van Eeckhoutte
- Projectleider: Karim Temara
- Technisch projectleider: Jo Stepman
- Functioneel analist: Marc De Meester
- Businessanalist: Laurens De Croo
- Verantwoordelijke Detachering: Odile van der Zee
- Teamleader Loon- en personeelsadministratie: Hélène Vanscheeuwijck
- Admintime-team: Sara Vander Meeren, Karina Van Oosterwijck, Wim Schoup en Linda Mathys
- Voor de firma GET: Lindsey Pollyn, Kurt Mercelis en Nicole Nagels
Comments are closed.