De RSZ heeft een gedeelde elektronische archiveringsservice opgezet op de G-Cloud: Archiving-as-a-Service (AaaS). Arnaud Hulstaert, projectleider bij Smals, brengt het succesverhaal.
De uitdaging
De eerste uitdaging was het definiëren van de gewenste service. In workshops met verschillende instellingen hebben we gemeenschappelijke behoeften geïdentificeerd, alsook functies die voor iedereen handig zijn.
Het project was technisch complex. Het ging om:
- Het bewaren van digitale gegevens gedurende meerdere decennia.
- Het aanmaken van een ‘multi-tenant’-architectuur waarbij meerdere clients slechts één software gebruiken.
- Het verwerken van grote volumes, met meer dan 10 miljoen te archiveren documenten.
- Het deployen van de toepassing op de nieuwe G-Cloud-infrastructuur.
De oplossing
De AaaS-service dekt de basisbehoeften van elektronische archivering met bewijskracht. Gearchiveerde digitale documenten kunnen voor de rechtbank worden gebruikt en bieden de instelling rechtszekerheid. De service garandeert digitale informatie effectief: integriteit, authenticiteit, leesbaarheid en toegankelijkheid doorheen de tijd.
Het archiveringssysteem respecteert de vereisten wat betreft de bescherming van persoonsgegevens.
Het beheert de bewaartermijnen, zodat documenten niet langer dan nodig opgeslagen worden. De archieven vernietigen zichzelf eenmaal de voorziene bewaartermijn verstreken is.
De gearchiveerde documenten zijn online beschikbaar. Het idee was een levend, makkelijk consulteerbaar archief te creëren. We hebben onze belofte gehouden: elk opgevraagd archief verschijnt binnen de twee seconden op je scherm!
Gebruikers hoeven geen lokale kopie op te slaan. Dit bespaart kosten en opslagruimte.
Met AaaS hebben klanten live-archieven die binnen de 2 seconden op je scherm verschijnen!
Arnaud Hulstaert
De voordelen
Het is erg handig om de bestaande generieke service te gebruiken in plaats van hem zelf te ontwikkelen. Het betekent aanzienlijke besparingen.
Alle deelnemende organisaties genieten van schaalvoordelen doordat ze infrastructuur- en onderhoudskosten delen.
De generieke functionaliteiten voldoen aan meer dan 90% van de behoeften. Ze zijn herbruikbaar in andere projecten.
In de toekomst
Vier instellingen maken al gebruik van Archiving-as-a-Service: de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), Kind & Gezin en Sigedis.
Hoe meer deelnemende organisaties, hoe lager de kosten. We blijven reclame maken voor de service zodat hij steeds breder gebruikt wordt. We bieden ondersteuning aan geïnteresseerde instellingen en verzekeren het onderhoud.
We willen dat AaaS in de toekomst, in het kader van de Digital Act (wet van 21/07/2016), erkend wordt als een vertrouwelijke service voor elektronische archivering. Dit heeft juridische voordelen. Voor gekwalificeerde diensten geldt een ander bewijsregime.
Ten slotte willen we de service vanuit functioneel oogpunt blijven ontwikkelen om de nieuwe uitdagingen aan te gaan en naar oplossingen te zoeken.
Een klant getuigt
Thérèse Carette
Adviseur bij de RSZ en hoofd van het AaaS-project bij de RSZ
Bij de RSZ worden alle documenten die gelinkt zijn aan werkgevers elektronisch gearchiveerd. Hetzelfde geldt voor binnenkomende en uitgaande post. In overleg met het Algemeen Rijksarchief hebben we de bewaartermijnen voor elk type document vastgelegd. We bewaren nauwelijks nog papieren archieven.
Bij het ontwikkelen van een generieke service is het voor de klant moeilijk om de analyse te doen: hij moet denken aan de gemeenschappelijke, niet slechts aan zijn eigen behoeften. Dit vereist een bredere kijk. Gelukkig hebben we genoten van de hulp van een geweldig Smals-team, dat altijd beschikbaar was. De samenwerking verliep uitstekend. De deadlines en budgetten werden zeer goed beheerd.
De ontwikkeling van een generieke service is ongeveer 30% duurder. De investering wordt later echter grotendeels terugverdiend. Ten eerste omdat we de service voor vergelijkbare projecten kunnen hergebruiken. Dit bespaart tijd en geld bij analyse, ontwikkeling en testen. Maar ook: hoe meer administraties de service gebruiken, hoe meer de infrastructuur- en onderhoudskosten dalen. Je moet niet naar de kosten op korte termijn kijken. Op de lange termijn is de generieke service voordeliger.
Comments are closed.