Van collega’s voor collega’s
Om tegemoet te komen aan de noden van medewerkers, hebben we 2 nieuwe co-creatieruimtes ingericht. Deze bieden een omgeving die bevorderlijk is voor vrije uitwisseling van ideeën en efficiënte samenwerking. Een verhaal door collega’s, voor collega’s.
Transversale betrokkenheid en samenwerking
Roel Biermans, CSM bij Smals verantwoordelijk voor transversaal beheer van producten en processen, benadrukt hoe het project vanaf het begin een echt transversaal project was, met een projectgroep bestaande uit collega’s uit meerdere afdelingen. De projectgroep kreeg de taak om de co-creatieruimtes te realiseren en slaagde erin om een innovatieve cultuur te promoten bij Smals. Door de creativiteit, flexibiliteit en het doorzettingsvermogen van het team konden uitdagingen overwonnen worden en werden de ruimtes stap voor stap ontwikkeld.
Roel, waarom deze co-creatieruimtes?
“Er ontstond een dringende behoefte aan dedicated ruimtes die betere faciliteiten bieden voor activiteiten zoals sprints, brainstorms, workshops en coaching sessies, waardoor conventionele vergaderzalen niet voldeden. De nieuwe ruimtes bieden een omgeving die bevorderlijk is voor vrije uitwisseling van ideeën en efficiënte samenwerking.”
“De co-creatieruimtes zijn ontworpen om een creatieve vibe uit te stralen met de juiste kenmerken en functionaliteiten. Dit betekent dus onder andere voldoende werkruimte, de mogelijkheid om notities te maken op whiteboards, en een uitnodigende omgeving die actieve deelname stimuleert. Denk hierbij aan veel licht, frisse lucht natuurlijk en ook gewoon de ruimte om vrij te bewegen, dit alles in een professionele setting.”
Yann Lebrun, CSM bij Smals, jij hebt naast Famiwal nog een andere verantwoordelijkheid…
“ Ja, Defensie is inderdaad een essentiële strategische partner voor Smals. Om deze samenwerking optimaal te laten slagen, is het van vitaal belang om een diepgaand inzicht te hebben in bedrijfsprocessen, zodat we ons kunnen aanpassen aan specifieke behoeften en flexibel kunnen evolueren.
Door de voorkeur te geven aan meer interactieve en gebruiksvriendelijke formats, stellen we onze teams in staat om dynamischer samen te werken en de traditionele barrières van formele vergaderingen te doorbreken. Weg van de traditionele schermen en tafels bieden deze workshops alternatieve methoden om constructief debat te genereren en creatief denken te stimuleren.
Wijdverspreid telewerken heeft de manier waarop we werken veranderd, maar het heeft ook bepaalde beperkingen aan het licht gebracht, met name op het gebied van creativiteit, samenwerking en teamcohesie. Om deze uitdagingen te overwinnen, was het belangrijk om onszelf opnieuw uit te vinden.”
De ruimtes
Hafssa Nasser, jij hebt de leiding over het UX & Service Design team. Dat jullie bij dit project betrokken zouden worden, lijkt dan ook een evidentie.
“Misschien wel! (lacht). Mijn team, UX & Service Design, richt zich vooral op het verbeteren van de gebruikservaring, over verschillende kanalen heen, maar voornamelijk bij digitale transformatieprojecten, wat dit project net weer iets specialer maakte voor ons.
Het was zeker geen gemakkelijke opdracht, maar met de Sunny Studio en de Innovation Space hebben we twee totaal verschillende ruimtes gecreëerd: de kleine Sunny Studio en de grote Innovation Space. De kleine ruimte is intiem en ideaal voor kleinere groepen die aan specifieke onderwerpen werken. De grote ruimte is bedoeld voor grotere workshops, brainstormsessies, teambuilding en sprints.”
Succesfactoren
Volgens Hafssa ligt de sleutel tot het succes van deze ruimtes in hun flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Een effectieve co-creatieruimte moet zich kunnen aanpassen aan de dynamiek van verschillende groepen en projecten, waarbij gebruikers de vrijheid hebben om te creëren, experimenteren en bij te dragen:
“Het was onze taak om een formaat te vinden dat zowel geschikt zou zijn voor brainstormsessies, sprints, workshops of coaching sessies – een omgeving die dynamisch moest zijn, modulair opgebouwd, en inspirerend. Beide ruimtes bieden flexibele en aanpasbare omgevingen met zorgvol geselecteerd modulair meubilair dat zowel functioneel als esthetisch aantrekkelijk is, zonder dat de kleuren afleiden van het creatieve proces.”
“Zorgvuldig beheer van hulpmiddelen en meubilair zorgt ervoor dat de ruimte een katalysator voor samenwerking wordt, in plaats van een belemmering. Het meubilair werd dan ook heel doordacht gekozen! We wilden graag dat het zowel functioneel als esthetisch zou zijn, en tegelijk ook aangepast kon worden aan verschillende soorten workshops en activiteiten. We hebben kleuren gebruikt, maar op een subtiele manier, om zo de creativiteit te stimuleren zonder al teveel af te leiden. Kleine toetsen, die wat energie en leven toevoegen. Het zijn ruimtes geworden die actieve en creatieve samenwerking bevorderen met modulair meubilair, lange wanden met whiteboards, de nieuwste audiovisuele apparatuur en planten in een omgeving met levendige kleuren en materialen.”
“Ons werk wordt blijkbaar ook wel geapprecieerd door de teams. Ik hoor van collega’s dat ze vooral de flexibiliteit waarderen: de mogelijkheid om de ruimtes aan te passen aan het soort workshop of het aantal deelnemers, is een echt pluspunt.”
Logistieke uitdagingen
Nicolo Crivellaro, teamleader Logistiek, was ook al vanaf de beginfase betrokken en speelde een cruciale rol in de logistieke coördinatie. Van het selecteren van leveranciers tot het testen van verschillende uitrustingen om aan de eisen van de eindgebruikers te voldoen. Het vinden van een balans tussen inspirerend design en praktische functionaliteit was een grote uitdaging, net als het omgaan met onverwachte gebeurtenissen zoals leveringsvertragingen en aanpassingen op basis van feedback van gebruikers. Zo werden er bijv. testsessies met gebruikers georganiseerd, om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke keuzes zowel comfortabel als functioneel zouden zijn:
“We hebben verschillende sessies georganiseerd waar potentiële gebruikers de verschillende soorten stoelen, tafels en andere apparatuur hebben getest. De feedback was erg nuttig bij het verfijnen van onze keuzes. Een stoel die op papier ideaal leek, bleek bijvoorbeeld na twee uur gebruik oncomfortabel te zijn. Dit hielp ons om fouten te voorkomen voordat de definitieve bestellingen werden geplaatst.”
De Sunny Studio werd ontworpen voor kleinere groepen, dus richtte Nicolo zich met zijn team op modulariteit en het gemak waarmee de ruimte kon worden gereorganiseerd. In de Innovation Space was de uitdaging om een samenwerkingssfeer te behouden en tegelijkertijd de akoestiek en circulatie in een grotere ruimte te optimaliseren.
“Ik ben vooral trots op het feit dat we erin geslaagd zijn om op tijd en binnen het budget te blijven, terwijl we ruimtes hebben opgeleverd die al uitstekende feedback hebben gekregen. De teams deze ruimtes zien gebruiken voor brainstormsessies en creatieve workshops is een geweldige beloning voor al het werk dat we hebben gedaan. Rigoureuze logistieke planning kan echt bijdragen aan het succes van een design dat ontworpen werd voor creativiteit en innovatie!”
Linda Kooy Schwaab, medewerker bij Smals Academy, kreeg de operationele leiding over het projectteam.
Linda, hoe is alles eigenlijk ontstaan?
“Bij de start van het project bij Smals werd tijdens een kennismakingsgesprek met Dirk Deridder duidelijk dat de huidige vergaderruimtes niet optimaal waren voor workshops en brainstormsessies. Dirk benadrukte de behoefte aan een nieuwe manier van werken in ruimtes die creatieve denkprocessen ondersteunen. Het doel was om een inspirerende ruimte te creëren die zowel creativiteit als samenwerking bevordert en de juiste ondersteuning biedt voor het genereren van nieuwe ideeën. Zo ontstond het idee voor de co-creatieruimte, een project dat door een transversale projectgroep van collega’s uit verschillende afdelingen werd gerealiseerd: van collega’s voor collega’s!”
Dit is iets heel anders dan wat we gewoon zijn – waar komt de inspiratie vandaan?
“Een belangrijke inspiratiebron was The Cloud, een innovatieve ruimte bij de RSZ. De kick-offsessie hebben we daar gehouden. Dit bood de gelegenheid om te brainstormen en ideeën op te doen voor de eigen co-creatieruimte. Tijdens een brainstormsessie schreven de deelnemers hun behoeften op, die vervolgens werden gedeeld, geëvalueerd en geprioriseerd. Het doel was om een breed scala aan perspectieven en behoeften te verzamelen. De wens voor een ruimte die actieve en creatieve samenwerking bevordert, met modulair meubilair, lange wanden met whiteboards, de nieuwste audiovisuele apparatuur en echte planten in een omgeving met levendige kleuren en materialen, kwam duidelijk naar voren.”
En toen kon het dus allemaal beginnen…
“Ja! Alle feedback werd verzameld en uitgewerkt tot een gedegen plan. Tegelijkertijd startte het FeelGood@Smals-programma, waardoor het project kon worden geïntegreerd in de verbetering van de werkplek binnen het Welzijnsbeleid. Het project ontwikkelde zich, gevoed door het enthousiasme van het team. Na groen licht voor het budget werd samen met Nicolo (Logistiek), Hafssa (UX Design) en met ondersteuning van Roel en Yann, de kernprojectgroep gevormd die de plannen verder uitwerkte. Het project richtte zich niet alleen op het herinrichten van vergaderruimtes, maar ook op het cultiveren van een innovatieve cultuur. Het ontwerpen van co-creatieruimtes was nieuw voor zowel het team als voor Smals. Met slechts wat ondersteunend advies van een interieurarchitect werd het project volledig zelf gerealiseerd. Ondanks de vele uitdagingen werd met creativiteit, flexibiliteit, geduld en doorzettingsvermogen stap voor stap vooruitgang geboekt.”
Linda, nu de Innovation Space en Sunny Studio in gebruik zijn, is het geworden wat je voor ogen had?
“Dat zoveel collega’s graag gebruikmaken van deze ruimtes, onderstreept voor mij dat we onze doelstellingen met succes hebben gerealiseerd! Ruim anderhalf jaar na de kick-off meeting konden we tijdens het Happy Hour in september 2024 met trots de Innovation Space en Sunny Studio presenteren aan al onze collega’s. De reacties waren buitengewoon positief. Woorden als ‘het voelt alsof je in een andere wereld stapt’, ‘heerlijk lichte ruimtes’, ‘geweldige akoestiek’ en ‘dit is precies wat we nodig hebben’ zijn me bij gebleven. Het is heel duidelijk dat deze transformatie veel méér omvat dan enkel een esthetische verbetering.”
Tot slot, Yann en Roel: wat is de grote droom…?
Roel: “De grote droom? We hopen in eerste instantie dat deze ruimtes vooral innovatie, samenwerking en creativiteit bij iedereen zullen bevorderen, maar ook dat dit alles zal bijdragen aan het ontwikkelen van innovatieve oplossingen die echt tegemoetkomen aan de behoeftes van onze gebruikers en klanten…en zo ook de burgers van dit land.”
Yann: “En dat de vraag naar reservaties groter is dan het aanbod! (lacht)”
Comments are closed.