Sinds eind 2022 behoort EDE voorgoed tot het verleden. Alle diensten van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid gebruiken voortaan DocMan als tool voor documentbeheer. We kunnen spreken van een geslaagde overgang. De stand van zaken met Isabelle André, adviseur en program manager bij de RSZ.
Lees ons artikel over de toepassing Werkomgeving
De meeste medewerkers van de RSZ gebruikten EDE dagelijks om aanvragen van buitenaf of van andere diensten te verwerken. Sinds 2014 wordt de toepassing gebruikt om miljoenen documenten op te stellen, te corrigeren en goed te keuren.
WAAROM MOEST DE TOOL VERANDERD WORDEN?
EDE gebruikte een verouderde technologie waarmee geen evolutie meer mogelijk was.
Die technologie was documentgericht terwijl de RSZ wil evolueren naar een moderne, dossiergerichte organisatie door het aantal documenten zo veel mogelijk te beperken.
Bovendien was EDE niet volledig geïntegreerd in de toepassing Werkomgeving (WO). Dat zou verschillende handelingen met zich meebrengen om tussen de toepassingen te switchen. DocMan maakt echter integraal deel uit van WO.
WELKE ASPECTEN HEBBEN DE OVERGANG VERGEMAKKELIJKT?
Een vertrouwde tool zoals EDE vervangen door een nieuwe tool zoals DocMan heeft veel voeten in de aarde gehad. Gewoontes aanpassen is voor niemand gemakkelijk. De diensten van de RSZ hebben er de nodige energie ingestoken om zich aan te passen aan de nieuwe tool. Tijdens een overgangsfase hebben ze opleidingen gevolgd en regelmatig tests uitgevoerd. Ze hadden ook instructiehandleidingen ter beschikking gesteld.
De nieuwe tool werd eerst geïmplementeerd in de pilootprocessen van elke afdeling van de RSZ. De nieuwe functionaliteiten werden geleidelijk aan verschaft.
Om de overgang te ondersteunen, kozen we voor een ‘change management’-traject, gestuurd door de diensten. Er werden ambassadeurs aangeduid binnen de diensten om de verandering te begeleiden. Door hun betrokkenheid met de collega’s en hun kennis van de werkmethoden bevonden zij zich in een ideale positie om de werknemers te informeren en hun vragen te beantwoorden. Hun rol in het ‘change management’- traject stond centraal.
De ondersteuning door de Smals-teams was van doorslaggevend belang. Tijdens de hele overgangsfase waren ze beschikbaar om de vragen van de RSZ-medewerkers te beantwoorden en hen te helpen bij het uitvoeren van de tests.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN DOCMAN?
DocMan is volledig geïntegreerd in de Werkomgeving. Deze integratie ondersteunt het uniforme, transversale werk van de verschillende RSZ-diensten. Het gebruik ervan loopt zeer intuïtief.
DocMan heeft de belangrijkste functies van EDE overgenomen en biedt nieuwe functies die het werk vergemakkelijken. In het bijzonder kan je met DocMan:
- documenten toevoegen,
- ze indexeren,
- documenten opzoeken,
- documenten valideren,
- ze ondertekenen,
- ze naar de eBox sturen,
- documenten koppelen aan taken en processen,
- e-mails en bijlagen toevoegen via drag and drop vanuit Outlook (wat zeer gebruiksvriendelijk is).
De levenscyclus van een document is gekoppeld aan die van een taak.
DE VISIE VAN LAURA NEEFS, ATTACHÉ EN PROJECTMANAGER BIJ DE RSZ, DIRECTIE INTERNATIONALE RELATIES
Dit was het eerste project met een grote impact voor de medewerkers van de directie Internationale Betrekkingen dat ik als stakeholder heb mogen begeleiden. Hoewel onze directie eerder klein is, hadden zij de afgelopen jaren wel al zeer veel verandering te verwerken gekregen in hun eigen toepassingen. Er werd daarom gekozen om in elk team een ambassadeur aan te wijzen die deze verandering mee wou begeleiden. Dankzij hun feedback, de opleidingen en begeleiding die zij creëerden op maat van hun teamleden en de zeer transparante, maar realistische communicatie die we continu voerden naar alle medewerkers hebben we de start van DocMan toch positief ervaren en kijken we uit naar de mogelijkheden die Werkomgeving en DocMan ons kunnen bieden in de toekomst.
Met dank aan Filip Coppens voor zijn bijdrage aan dit artikel.
Comments are closed.