Tijdsregistratie bij Smals: van 100% papier naar volledig elektronisch
Wim viert in 2022 zijn 35 jaar dienst bij Smals. Hij is al meer dan twintig jaar werkzaam bij de HR-personeelsadministratie in het team Admintime, dat hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het tijdsregistratiesysteem. Hij heeft er veel evoluties meegemaakt.
In de jaren 80: een kartonnen prikkaart
Toen Wim in 1987 zijn loopbaan bij ons begon (op de afdeling Toepassingsbeheer), had Smals al een vlottend uurrooster. De medewerkers voerden drie keer per dag een kartonnen prikkaart in de mechanische prikklok in: bij aankomst op het werk, aan het eind van de middagpauze (die voor iedereen om 11.45 uur begon) en bij het verlaten van het kantoor.
Dagelijks werden de prikkaarten verzameld bij het onthaal waar de individuele werktijd werd berekend en genoteerd op elke kaart. Om de twee weken kreeg iedereen een nieuwe prikkaart.
Om een vakantie of afwijking aan te vragen, werd een papieren bon ingevuld. Het uursaldo werd manueel aangepast op de prikkaart. De jaarlijkse vakantiefiches waren ook papieren kaarten.
Wim herinnert zich zijn vroege jaren in de gebouwen aan de Koninklijke Prinsstraat. Een bel rinkelde verschillende keren per dag om het begin en het einde van de werkdag aan te geven, evenals de middagpauze.
Met een brede glimlach vertelt Wim dat klokslag 11u45, toen de bel ging, iedereen meteen het werk stopzette en samen het kantoor verliet.
In veel andere bedrijven begon de pauze pas om 12 uur. Dat kwartier voorsprong gaf de Smals-medewerkers het voordeel als eersten in de winkels en restaurants van de sjieke Louizabuurt aan te komen!”
Eind jaren 90: een magnetische badge met Tempus
Eind jaren 90 installeert Smals magnetische badgelezers op elke verdieping van haar gebouwen. De medewerkers krijgen een badge met een IN- en een OUT-zijde. Die wordt door de gleuf van de lezer gestoken – in de juiste richting! – bij aankomst op het werk, aan het begin en einde van de middagpauze, en bij het verlaten van het kantoor.
Dit systeem verrekent vanaf nu zelf het uursaldo. Dat is al een eerste stap vooruit, maar papier wordt nog steeds gebruikt voor verlofaanvragen, en voor vele correcties van de prikklok, want er waren nog veel vergissingen met de IN- en OUT-zijde van de badges!
2005: Xtremis
In 2005 voert Smals de toegangscontrole tot haar gebouwen in door middel van een nieuw type badge. Voortaan wordt een foto en het personeelsnummer van de werknemer op de badge afgedrukt. Wim krijgt de rol van fotograaf toebedeeld, en maakt honderden foto’s van de collega’s!
Samen met de lancering van de nieuwe badge voert Smals de nieuwe software Xtremis in. Met de afschaffing van de papieren vakantiefiches wordt een grote stap gezet naar de verdere automatisering. Xtremis hanteert het gebruik van salditellers die de medewerkers consulteren op de badgelezers.
2007: Xtremis evolueert naar XtremisWeb
De Xtremis-software werd alleen gebruikt door de Personeelsadministratie. In 2007 wordt Xtremis uitgebreid met de webapplicatie XtremisWeb. Deze online tool biedt de werknemers de mogelijkheid om vakantie aan te vragen, boekingen te consulteren en vakantiesaldi op te volgen. Elke aanvraag of goedkeuring hiervan wordt automatisch per e-mail gemeld aan de werknemer of leidinggevende.
XtremisWeb is dan ook in 2007 de grote vernieuwing, zowel voor het intern als het gedetacheerd personeel. Het einde van een tijdperk waar papieren bonnen worden ingevuld, ondertekend voor goedkeuring, en manueel ingevoerd in Xtremis door Admintime. Deze automatisering maakt het equivalent van een voltijdse baan vrij en biedt de mogelijkheid zich aan andere taken te wijden!
Een VIA bekroont de invoering van XtremisWeb
In het kader van de campagne VIA 2007 (VerbeterInitiatief-Initiative d’Amélioration), waarbij de beste verbeteringsinitiatieven die in de loop van het jaar bij Smals zijn uitgevoerd werden beloond, heeft de Personeelsadministratie een VIA-award gewonnen voor de realisatie van XtremisWeb.
Comments are closed.