Namens de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) vroeg de RSZ aan Smals om op enkele weken tijd een webplatform te ontwikkelen dat zich toelegt op diversiteit. De doelstelling? De OISZ een onlineruimte aanbieden voor het uitwisselen van goede praktijken en voor de ondersteuning van de organisatie van de jaarlijkse solidariteitsdag.
De uitdaging
De solidariteitsdag is bedoeld om OISZ-agenten een praktijkervaring te bieden op het terrein. Tijdens de dag kunnen ze zich nuttig maken in verenigingen die werken in domeinen als cultuur, handicap, milieu, armoede, dierenbescherming, enz.
Eind juli 2019 kregen we groen licht op budgettair vlak. Het platform moest begin september klaar zijn, met het oog op de solidariteitsdag van 17 oktober. De Smals-teams hadden dus iets meer dan een maand om het te ontwikkelen.
Het platform moest beantwoorden aan de volgende vereisten:
- Tweetalig en beveiligd zijn, en conform aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
- Goed leesbaar zijn op schermen van verschillend formaat (responsief ontwerp)
- Toegankelijk zijn via het extranet van de sociale zekerheid
- Herbruikbaar zijn voor andere, soortgelijke initiatieven (presentatie van activiteiten met mogelijkheid tot inschrijving)
- Deelnemende verenigingen toestaan inhoud toe te voegen: presentatie van de vereniging, voorgestelde activiteit, max. deelnemers, praktische gegevens, contactgegevens, foto
- OISZ-medewerkers, en alleen hen, toelaten zich in te schrijven voor een activiteit en zich eventueel ook uit te schrijven
- Het aantal deelnemers aanpassen, naarmate er bijkwamen, rekening houdend met het maximaal aantal per activiteit
De oplossing
Om de site te realiseren, gebruikte Smals de elasticms-oplossing, die over alle nodige functionaliteiten beschikte. Het was niet nodig om daadwerkelijk te ontwikkelen: configuratie en parametrering volstonden.
Om in- en uitschrijvingen te beheren zonder een exhaustieve lijst van potentiële deelnemers, en zonder authenticatiesysteem, werd een creatieve oplossing gevonden. Geïnteresseerden moesten hun professioneel e-mailadres vermelden. Dit maakte het mogelijk om te controleren of het om een domeinnaam van een OISZ ging. Het systeem stuurde de persoon vervolgens een e-mail met een link waarmee hij zijn in- of uitschrijving kon bevestigen. Dit om ervoor te zorgen dat het de persoon zelf was die zich had in- of uitgeschreven.
Er was niet genoeg tijd om de contentproviders op te leiden in het gebruik van een complex Content Management System (CMS). Daarom ontwikkelde Smals een formulier waarmee ze hun informatie eenvoudig kunnen ingeven.
De oplossing omvatte een validatieworkflow zodat de RSZ de ingevoerde teksten kon verifiëren. Tegen eind augustus begonnen de verenigingen hun inhoud in te geven, daarbij ondersteund door de RSZ. Begin september werden de eerste activiteiten gepubliceerd. Eind september was de inschrijvingsmodule klaar. Elke instelling voerde vervolgens een interne communicatiecampagne om haar agenten te informeren. Ongeveer 300 mensen namen deel aan de solidariteitsdag!
Wat echt moeilijk was bij dit project, dat waren de extreem strakke deadlines – en dat tijdens de zomervakantie! ReUse is de ideale oplossing voor dit soort uitdagingen.
Mathieu De Keyzer, Projectleider bij Smals
De voordelen
De oplossing is erg stabiel. Het platform ondervond geen problemen op gebied van beschikbaarheid of performantie.
Het project werd heel snel uitgevoerd, tegen een lage kost.
De ontwikkelde oplossing is generiek. De volgende elementen zijn herbruikbaar in andere initiatieven:
- De website
- De elasticms-oplossing voor het beheer van inhoud (CMS)
- De in-/uitschrijvingsmodule
- Het invoerformulier dat beschikbaar is voor inhoudsproviders
In de toekomst
Er zijn al concrete vragen om het platform opnieuw te gebruiken. De solidariteitsdag 2020 en de sportdag voor RSZ-werknemers zijn slechts twee voorbeelden.
Een klant getuigt
Anne Kirsch, Adjunct-administrateur-generaal van de RSZ
“De organisatie van de solidariteitsdag maakt deel uit van de synergieën tussen OISZ’s. Het weerspiegelt onze gemeenschappelijke wens om de diversiteit, de maatschappelijke betrokkenheid van onze medewerkers, en de interinstitutionele teambuilding te bevorderen.
Synergieprojecten worden gecontroleerd door het College van de OISZ’s. In dit geval was de RSZ verantwoordelijk voor de coördinatie. Met de regering van lopende zaken belandde het project een paar maanden in de koelkast. Toen het budget eind juli uitkwam, was de timing erg krap. De Smals-teams werkten heel goed en respecteerden de deadlines. De samenwerking was efficiënt en pragmatisch. De verschillende deelnemers waren zich bewust van elkaars pijnpunten.
Het ontwikkelde platform voldeed perfect aan onze verwachtingen. Dankzij het platform konden de OISZ-agenten kennismaken met de voorgestelde activiteiten en sorteren op regio of thema. Het aantal beschikbare plaatsen voor elke activiteit werd aangepast naarmate de inschrijvingen binnenliepen. Kortom, alles verliep zoals gepland.
Zonder hergebruik was het niet mogelijk geweest om zo’n site in zo’n korte tijd op poten te zetten. En voor ons, de OISZ, is het essentieel dat het resultaat herbruikbaar is. We hebben nu een generiek platform waarmee we vraag en aanbod – binnen en tussen de instellingen – op elkaar kunnen afstemmen.”
Comments are closed.