Au nom des institutions publiques de sécurité sociale (IPSS), l’ONSS a demandé à Smals de développer, en quelques semaines, une plateforme web dédiée à la diversité. L’objectif ? Offrir aux IPSS un espace en ligne pour l’échange de bonnes pratiques et pour le soutien à l’organisation de la journée annuelle de la solidarité.
Le défi
La journée de la solidarité vise à donner une expérience de terrain aux agents des IPSS. Elle leur propose de se rendre utiles dans des associations qui œuvrent dans des domaines tels que la culture, le handicap, l’environnement, les personnes démunies ou encore, la protection animale.
Fin juillet 2019, le feu vert budgétaire est arrivé. La plateforme devait être prête début septembre, en prévision de la journée de la solidarité du 17 octobre. Cela laissait aux équipes de Smals un peu plus d’un mois pour la développer.
La plateforme devait répondre aux attentes suivantes :
- Etre bilingue, sécurisée et conforme aux règles d’accessibilité des contenus web.
- Offrir une consultation confortable sur des écrans de tailles différentes (responsive design).
- Etre accessible via l’extranet de la sécurité sociale.
- Etre réutilisable pour d’autres initiatives similaires (présentation d’activités avec moyen de s’inscrire).
- Permettre aux associations participantes d’introduire des contenus : présentation de l’association, activité proposée, nombre maximal de participants, modalités pratiques, coordonnées de contact, photo.
- Permettre aux collaborateurs des IPSS, et uniquement à eux, de s’inscrire à une activité et éventuellement, de se désinscrire.
- Adapter au fur et à mesure le nombre d’inscrits, en tenant compte du nombre maximal par activité.
La solution
Pour réaliser le site, Smals a utilisé le produit elasticms qui disposait déjà des fonctionnalités nécessaires. Il n’a pas fallu faire de développement proprement dit. Configuration et paramétrisation ont suffi.
Pour gérer les inscriptions / désinscriptions sans liste exhaustive des participants potentiels et sans système d’authentification, une solution créative a été mise en place. Les personnes intéressées devaient mentionner leur adresse mail professionnelle. Cela permettait de vérifier si le nom de domaine était bien celui d’une IPSS. Le système envoyait ensuite à la personne un mail avec un lien à cliquer pour confirmer son inscription ou sa désinscription. Cet aspect visait à s’assurer que c’était bien la personne elle-même qui s’était (dés)inscrite.
Le temps manquait pour former les fournisseurs de contenus à l’utilisation d’une interface CMS complexe (Content Management System). Smals a donc mis au point un formulaire qui leur permettait d’encoder aisément leurs informations.
La solution incluait un workflow de validation pour que l’ONSS puisse vérifier les textes introduits.
Dès la fin août, les associations ont commencé l’encodage de leurs contenus, soutenues par l’Office. Début septembre, les premières activités étaient publiées. Fin septembre, le module d’inscription était prêt. Chaque institution a alors mené une campagne de communication en interne pour informer ses agents. Quelque 300 personnes ont participé à la journée de la solidarité !
La difficulté majeure du projet résidait dans les délais extrêmement serrés et cela, en pleines vacances d’été. Le ReUse est la solution par excellence pour relever ce genre de défis.
Mathieu De Keyzer, Chef de projet chez Smals
Les bénéfices
La solution est très stable. La plateforme n’a connu aucun souci de disponibilité ou de performance.
Le projet a été réalisé avec une grande rapidité et à coûts réduits.
La solution développée est générique. Les éléments suivants sont réutilisables dans le cadre d’autres initiatives :
- Le site web
- La solution elasticms pour gérer les contenus (CMS)
- Le module d’inscription / de désinscription
- Le formulaire d’encodage à la disposition des fournisseurs de contenus
L’avenir
Il y a déjà des demandes concrètes pour réutiliser la plateforme. La journée de la solidarité 2020 et la journée sportive destinée aux collaborateurs de l’ONSS n’en sont que deux exemples.
Un client témoigne
Anne Kirsch, Administrateur général adjoint de l’ONSS
« L’organisation de la journée de la solidarité s’inscrit dans le cadre des synergies entre IPSS. Elle témoigne de notre volonté commune de promouvoir la diversité, l’engagement sociétal de nos collaborateurs et le teambuilding interinstitutionnel.
Les projets de synergies sont chapeautés par le Collège des IPSS. Dans le cas présent, l’ONSS était chargé de la coordination. Le gouvernement étant en affaires courantes, le projet a été mis au frigo pendant quelques mois. Quand le budget s’est dégagé à la fin juillet, le timing était très serré. Les équipes de Smals ont super bien travaillé et ont respecté les délais. La collaboration a été efficace et pragmatique. Les différents intervenants étaient conscients des difficultés des uns et des autres.
La plateforme développée a parfaitement répondu à nos attentes. Elle a permis aux agents des IPSS de prendre connaissance des activités proposées, de faire des tris par région ou par thématique. Le nombre de places disponibles pour chaque activité s’adaptait au fur et à mesure des inscriptions. Bref, tout a fonctionné comme prévu.
Sans la réutilisation, il n’aurait pas été possible de mettre sur pied un tel site en si peu de temps. Et pour nous, les IPSS, ce qui est essentiel c’est que le résultat est réutilisable. Nous disposons maintenant d’une plateforme générique qui permet de mettre en correspondance une offre et une demande, au sein de chaque institution mais aussi transversalement. »
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