Notre collègue Tom Van Medegael nous donne un tour d’horizon de sa fonction au sein du Project Management Office. Il la décrit, sans hésiter, comme la plus intéressante qu’il ait jamais occupée.
Comment résumes-tu ton rôle ?
Je soutiens le choix des méthodes de travail utilisées chez Smals dans le domaine de la gestion de projet et de programme. J’accompagne leur implémentation et leur customisation. Je travaille à leur constante amélioration.
Qu’est-ce qui te plaît dans cette fonction ?
D’abord, sa diversité. Les défis sont très variés.
Ensuite, la vue transversale qu’elle donne sur tous les projets et programmes de Smals. Et les nombreux contacts internes et externes qui en découlent.
J’adore les chiffres et les statistiques. Le côté métrique et benchmarking me passionne donc.
La nature même de la fonction demande d’apprendre en continu et favorise le développement personnel.
J’ai le sentiment que mon travail apporte une réelle valeur ajoutée et je reçois la reconnaissance correspondante. C’est très épanouissant.
Dans mes précédentes fonctions, les tâches administratives prenaient trop de place à mon goût. Ici, elles sont réduites au strict minimum et cela me convient à merveille.
Quels sont tes domaines d’activités ?
Mes activités se répartissent en différents volets :
- la sélection des méthodes et leur amélioration continue
- l’offre de formations et de présentations, la consultance interne et externe
- le développement personnel, l’autoformation
- le support au démarrage et à la clôture des projets/programmes, les aides ponctuelles en cours de projets/programmes
- le monitoring des performances
- le suivi de la qualité
- la gestion de l’information
- les contacts avec les fournisseurs de software et les firmes de formation et de certification
- le suivi financier
Quelle est l’épine dorsale de ton travail ?
Je soutiens le choix des méthodologies que Smals utilise dans les projets, les programmes (ensemble de projets) et les portfolios (tous les projets et programmes réalisés pour un même client, par exemple).
J’examine les avantages et les inconvénients des méthodes existantes et je propose au management celles qui répondent le mieux à nos besoins. Je dispose ici d’une grande marge de manœuvre.
Une fois les choix effectués, il faut implémenter les méthodes et les documenter : créer des templates, mettre des informations à disposition sur nos plateformes de partage de connaissances,…
Je donne des formations, en interne et chez les clients, sur l’utilisation de méthodologies telles que PRINCE2 et MSP, sur les techniques d’estimation du coût et de la durée, ou encore, sur le calcul du retour sur investissement. Je fais des exposés dans différents types de réunions. J’y explique, par exemple, les adaptations apportées à des templates et la façon de les mettre en pratique. Je rencontre les nouveaux chefs de projets pour leur expliquer les grandes lignes de nos méthodologies.
L’aspect communication occupe donc une place importante. Mes interlocuteurs ont des profils très variés : chefs de projets (techniques), chain project leaders, analystes, architectes, chain service managers, senior management, clients, fournisseurs…
Tu soutiens les projets et les programmes tout au long de leur cycle de vie ?
Oui, je suis susceptible d’intervenir à toutes les étapes. Lors du démarrage, j’offre un soutien à la prise de décisions, comme le choix d’une méthodologie Agile ou classique.
En cours de route, les acteurs de terrain font appel à moi pour des questions ponctuelles.
Lors de la clôture, j’aide le chef de projet à épingler les bénéfices réalisés, le niveau de réutilisation mais aussi les lessons learned qui alimenteront les futurs projets d’amélioration.
En effet, les méthodologies « vivent » et sont améliorées en permanence. Chaque année, nous initions une dizaine de projets d’amélioration (les SPQI : Software Process Quality Improvements). Nous veillons aussi à généraliser les success stories.
Quel est ton rôle dans le monitoring des performances ?
Au niveau du PMO, nous définissons les chiffres-clés (Key Performance Indicators) à atteindre en matière de gestion de projet. Nous en assurons le suivi. Nous vérifions le respect des délais et des budgets.
Lors de réunions hebdomadaires, nous examinons le niveau de réutilisation observé dans les projets afin de maintenir le cap.
(photo by Brett Jordan on Unsplash)
Nous aidons le service d’audit interne à rassembler les informations dont il a besoin pour mener ses activités de suivi de la qualité. Nous apportons aussi notre savoir-faire aux chefs de projet et les conseillons sur les points à améliorer dans leurs documents de suivi (Project Brief, Project Initiation Document, Dossier unique…).
Quelle est la place du développement personnel dans ta fonction ?
Il occupe une place cruciale ! Dans une fonction comme la mienne, il est indispensable de se former en permanence, sinon après quelques années, on est totalement dépassé. Il faut connaître toutes les méthodologies, même celles qui ne sont pas implémentées chez Smals. Ce domaine évolue en permanence et de nouvelles méthodes ne cessent d’apparaître.
Je suis donc beaucoup de formations, dont la plupart en anglais. Je lis des publications, j’assiste à des webinaires. C’est passionnant !
(photo by Bekir Dönmez on Unsplash)
Quels sont tes principaux défis ?
La Covid a considérablement réduit les délais. Depuis le début de l’épidémie, beaucoup de projets qui, jadis, auraient été réalisés en quelques mois, doivent être prêts en quelques semaines. Pour faciliter le travail des chefs de projet, nous avons, entre autres, mis au point le « nano » : un template allégé qui reprend l’essentiel d’une Project Brief. Il définit les fondamentaux d’un projet, sans surcharge administrative.
J’ambitionne d’aider les chefs de projet à développer les compétences qui sont cruciales dans leur fonction : l’estimation du temps et du coût d’un projet (qui reste une tâche ardue), la quantification du retour sur investissement et de la valeur ajoutée, la force de persuasion et la gestion du changement. Je m’efforce de mettre à leur disposition les outils les plus adéquats.
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